Firemní informační systém: Co to je a jak vybrat ten správný?

Daří se vašemu byznysu, ale nevíte si rady s rostoucím množstvím dat, procesů a zaměstnanců? Máte radost z obchodních úspěchů, ale potýkáte se s otázkou, jak efektivně propojit čím dál větší objem informací do jednoho funkčního celku? Potřebujete nutně automatizovat rutinní činnosti, optimalizovat komunikaci a rozhodovat se na základě objektivních čísel?

Pokud je přesně toto váš případ, máme pro vás dobrou zprávu! Na všechny tyto problémy existuje jedno řešení: Firemní informační systém. Centrální nástroj pro správu podnikových dat, který optimalizuje komunikaci napříč odděleními a usnadní život vám i vašim zaměstnancům. Čtěte dál a dozvíte se, co to firemní informační systém (FIS) vlastně je, jaké nabízí výhody, kde všude se používá a jak probíhá jeho vývoj.

Obsah

Co je firemní informační systém (FIS)?

Jaké přínosy má firemní informační systém pro firmy?

• Vyšší efektivita, méně administrativy
• Sjednocení dat v rámci jednoho systému
• Rychlé rozhodování díky reportingu a BI

Kde se firemní informační systémy používají?

• Výroba a logistika
• Obchod a retail
• Služby a administrativa
• Neziskové organizace, školy, sociální služby

Jak firemní informační systém funguje a z čeho se skládá?

• Datová vrstva a centrální databáze
• Uživatelské moduly
• Automatizace a napojení na další systémy
• Bezpečnost a oprávnění

Jak probíhá vývoj firemního informačního systému na míru?

• Procesní a business analýza
• Návrh architektury a prototypování
• Vývoj a testování
• Nasazení, školení a dlouhodobá podpora

Kolik stojí vývoj firemního informačního systému? 

Vykročte na cestu za vlastním FIS s Think Easy!

Co je firemní informační systém (FIS)?

Pod pojmem firemní informační systém (zkráceně FIS) se skrývá komplexní softwarové řešení, které organizacím pomáhá se správou dat, řízením podnikových procesů a každodenním provozem. Tato centrální platforma není pouze další samostatnou podnikovou aplikací podobně jako CRM, ERP nebo účetní software. FIS všechny tyto jednotlivé nástroje propojuje do jednoho funkčního celku, a poskytuje tak panoramatický přehled o celé organizaci.

Firemní informační systém si lze představit jako jednotný „zdroj pravdy“. Všechna oddělení díky němu pracují s aktuálními informacemi, což eliminuje duplicity, nesrovnalosti v záznamech a komunikační šum mezi týmy. FIS optimalizuje pracovní postupy, automatizuje repetitivní úkoly a zajišťuje efektivní tok informací v celé organizaci.

V dnešní době je firemní informační systém základním předpokladu udržitelného byznysového růstu. Toto škálovatelné řešení umožní hlubší integraci podnikových aplikací, propojí všechna oddělení a zvýší produktivitu vašich zaměstnanců.

Jaké přínosy má firemní informační systém pro firmy?

Některých výhod firemního informačního systému jsme se již dotkli v úvodu, nyní se na ně ale podívejme blíž.

Vyšší efektivita, méně administrativy

Hlavním benefitem FIS je zvýšení efektivity a snížení administrativní zátěže. Správně navržený a vyvinutý systém vašim lidem uleví od repetitivních úkolů („papírování“), které zabírají spoustu času, ale firmě přinášejí jen minimální zisk. Nejčastěji se jedná o manuální zpracování faktur či objednávek nebo přepisování údajů z tištěných dokumentů do systému.

Pokud tyto triviální činnosti efektivně automatizujete prostřednictvím firemního informačního systému ušitého na míru vašim procesům, rozvážete svým zaměstnancům ruce pro kreativnější činnosti se strategickým významem pro váš byznys. Zároveň snížíte chybovost, která je nevyhnutelným důsledkem ručního zadávání údajů (únava, nepozornost, překlepy, …).

Sjednocení dat v rámci jednoho systému

Od firemního informačního systému si každý slibuje nejen vyšší produktivitu práce, ale také lepší organizaci a dostupnost podnikových dat. FIS slouží jako jednotný zdroj dat pro týmy z různých oddělení, který jim usnadní komunikaci a poskytne přístup k aktuálním informacím.

V praxi to znamená, že třeba pracovníci HR oddělení mohou mít k dispozici aktuální údaje ze mzdového a účetního oddělení, aby je mohli použít pro přípravu podkladů při změně pracovního poměru, návrhů nových pracovních smluv nebo výpovědí. Zatímco dříve by bylo nutné si informace zdlouhavě předávat po telefonu nebo e-mailem, s FIS stačí pár kliknutí a příslušné informace jsou ihned k dispozici.

Rychlé rozhodování díky reportingu a BI

Okamžitá dostupnost a přehledné uspořádání podnikových dat jsou nepochybně obrovským benefitem samy o sobě. Kromě toho vám ale poskytnou podporu i při strategickém rozhodování. Pokud si v FIS správně nastavíte funkce reportingu a datové analytiky, případně řešení integrujete s platformou Business Intelligence, vytvoříte managementu firmy ideální prostředí pro smysluplné rozhodování na základě dat.

Firemní informační systém je centrální kanál, do kterého neustále proudí data ze všech oddělení vaší organizace – od výroby přes finance až po HR a marketing. Analytické dashboardy zobrazí vedoucím pracovníkům v reálném čase všechny klíčové údaje, jako jsou například výrobní kapacity, stavy skladových zásob, objednávky na příští měsíc nebo plánované odstávky kvůli údržbě. To jim umožní rozhodovat se na základě objektivních ukazatelů a přizpůsobit se vždy aktuální situaci.

Pokročilejší nástroje Business Intelligence navíc mohou tato podniková data využít ke komplexním vizualizacím, hledání dlouhodobých trendů a vytváření predikcí. Kombinace FIS a BI tedy zásadním způsobem posílí vaši konkurenceschopnost a připraví vás na budoucí výzvy.

Doporučuji doplnění: krátká mini-case situace (obecná, nemusí být konkrétní klient)

Kde se firemní informační systémy používají?

V jakých oblastech podnikání se lze s firemními informačními systémy setkat nejčastěji? Pro která odvětví je zásadní okamžitá dostupnost klíčových informací na jednom místě? Informační systém na míru může k úspěchu pomoct prakticky každé společnosti, avšak pro následující obory je toto softwarové řešení naprostou nutností. 

Výroba a logistika

Výrobní a logistické společnosti jsou na efektivním toku a sdílení informací v reálném čase doslova existenčně závislé. Moderní řízení výroby či skladových zásob se bez sofistikovaného informačního systému již dávno neobejde. Firmy potřebují mít neustálý přehled nejen o přesném objemu výroby, množství požadovaných dílů na skladě a nadcházejících zakázkách, ale také například o blížících se intervalech údržby výrobních zařízení.

V oblasti logistiky je zase potřeba přesně sledovat stav doručení objednávek, monitorovat dodavatelské řetězce a operativně řídit kapacity skladů. Správně navržený firemní informační systém dokáže všechny klíčové informace sdružit „pod jednu střechu“ tak, aby k nim měli klíčoví zaměstnanci přístup kdykoli a odkudkoli.

Obchod a retail

Každý, kdo něco prodává, potřebuje mít v první řadě perfektní přehled o svém sortimentu a objednávkách. E-shopy a další e-commerce platformy se neobejdou bez softwarových nástrojů, které jim umožní efektivně řídit vztahy se zákazníky, spravovat produktové katalogy, automatizovat zpracování objednávek a faktur a poskytovat kvalitní zákaznickou podporu.

Ve světě obchodu a retailu má informační systém nejčastěji podobu tzv. CRM systému. Zkratka CRM v překladu znamená „řízení vztahů se zákazníky“, což zahrnuje všechny výše popsané procesy. Jedná se o komplexní řešení, které zastřeší veškerou komunikaci se zákazníkem, včetně automatizace rutinních úkolů (vyřizování objednávek, zpracování faktur, …) nebo poskytování základní podpory.

Služby a administrativa

Snad každý, kdo někdy pracoval na administrativní pozici, dobře ví, jak je nepříjemné „topit se“ v záplavě dokumentů, ztrácet se v nepřehledných procesech nebo neustále „lovit“ data z nejednotných databází.

S firemním informačním systémem na míru je těmto problémům konec. Veškeré dokumenty, smlouvy, obchodní nabídky a jakékoli další materiály lze po jejich digitalizaci uchovávat přehledně na jednom místě. Díky systémové integraci je navíc možné propojit data z různých oddělení v rámci celé organizace – od HR přes účetnictví až po compliance – což zefektivní komunikaci mezi klíčovými zaměstnanci.

Neziskové organizace, školy, sociální služby

Informační systémy mají své pevné místo i v neziskovém a veřejném sektoru. Tam je často potřeba zpracovávat a uchovávat informace o docházce, řídit procesy, evidovat údaje o klientech, plánovat schůzky a dodržovat předepsané metodiky. Bez centralizovaného nástroje hrozí, že v množství dat snadno vznikne chaos, nebo dokonce nebudou dodrženy zákonné požadavky, např. ohledně zpracování osobních údajů.

Případová studie Think Easy: OOHP

Jak konkrétně může vypadat firemní informační systém na míru? Pro příklad nemusíme chodit daleko. Společnost Oční optika Horní Počernice (OOHP) se na nás obrátila s žádostí o vývoj komplexního řešení pro síť prodejen. Nový software z dílny Think Easy tak nahradil stávající „krabicový“ ERP systém, který již delší dobu nevyhovoval potřebám klienta.

Specifickým požadavkem na tento systém bylo uchovávání nestandardních citlivých údajů o pacientech a příprava zadání do výroby (zbroušení skel, výroba na míru, …). Analytici a vývojáři z Think Easy tak museli navrhnout řešení, které bude maximálně bezpečné, ale zároveň dokonale funkční. Cílem bylo zastřešit celý provoz firmy – od objednávek zásob až po prodej zákazníkům. Nakonec jsme pro každou oblast vytvořili samostatný modul, včetně komplexní analytiky a přizpůsobitelných dashboardů.

Výsledkem je firemní informační systém, který klientovi pomáhá efektivně řídit rostoucí byznys a poskytovat zákazníkům ještě lepší služby.

Jak firemní informační systém funguje a z čeho se skládá?

Máte již bližší představu o výhodách a využití firemního informačního systému, ale není vám stále jasné, jakými vrstvami a moduly je vlastně takové řešení tvořeno? Podívejme se nyní blíže na architekturu firemního informačního systému, abyste věděli, co konkrétně si pod tímto pojmem vybavit.

Datová vrstva a centrální databáze

Jádro každého firemního informačního systému tvoří centrální databáze pro ukládání veškerých podnikových dat na jednom místě. Jak jsme již zmínili v předchozích odstavcích, jedná se o pomyslný „zdroj pravdy“ pro všechna oddělení. Obsahuje aktuální informace synchronizované v reálném čase. Není potřeba nic aktualizovat ručně – veškeré změny se do systému promítají okamžitě a jsou viditelné pro všechny týmy.

Uživatelské moduly

Firemní informační systémy jsou zpravidla rozčleněny do jednotlivých funkčních modulů. Každá společnost si tak může v průběhu let budovat „stavebnicové“ řešení na míru podle toho, které komponenty právě potřebuje. Lze začít například systémem CRM pro správu zákaznických dat a postupně FIS rozšiřovat o nástroj pro řízení skladů, účetní a fakturační aplikace, nástroje pro řízení projektů a byznysových procesů nebo o pokročilé analytické funkce.

Automatizace a napojení na další systémy

Jednou ze stěžejních vrstev FIS je automatizace a integrace. Ta eliminuje rutinní úkony, jako je ruční schvalování, zasílání připomínek, vytváření faktur nebo sestavování pravidelných reportů. Firemní informační systém lze navíc napojit na další podnikové aplikace jako ERP, CRM, účetní software nebo e-commerce platformy, případně prostřednictvím rozhraní API i na nástroje třetích stran (platební brány apod.).

Bezpečnost a oprávnění

Podniková data jsou často citlivá, protože mohou zahrnovat obchodní tajemství, výrobní know-how nebo osobní údaje. Každý FIS tedy musí umožňovat efektivní řízení přístupu na základě rolí. Uživatelé se dostanou pouze k datům a funkcím, které potřebují pro výkon své práce. Firemní údaje lze před ztrátou či neoprávněným přístupem dále chránit pomocí šifrování, vícefázového ověření či pravidelného zálohování.

Pokud je pro vás bezpečnost jednou z hlavních priorit, můžete zavést také funkce sledování uživatelských akcí a vytváření auditních protokolů. Tato opatření usnadní vyšetřování případných bezpečnostních incidentů a zajistí soulad s právními předpisy (např. GDPR).

Jak probíhá vývoj firemního informačního systému na míru?

Jste rozhodnutí vykročit na cestu za vlastním firemním informačním systémem? Pak vás jistě zajímá, co všechno vás na ní čeká, na co si dát pozor a co nepodcenit. Pro představu jsme pro vás připravili krátké shrnutí celého procesu tak, jak probíhá u nás v Think Easy.

Procesní a business analýza

Ještě než napíšeme první řádek kódu nebo nakreslíme první schéma v rámci UX návrhu, ujasníme si s vámi, co přesně budeme vyvíjet, pro koho bude řešení určené a jakých byznysových cílů má pomoct dosáhnout. Této fázi se říká procesní a business analýza.

Jejím úkolem je důkladně zmapovat podnikové prostředí, v němž bude softwarové řešení implementováno. Naši analytici si nejprve vytvoří podrobný přehled o vašich byznysových procesech, aby jim systém mohli ušít přímo na míru. Precizní analýza dokáže při následném vývoji ušetřit spoustu času a peněz a vždy přispěje k vyšší kvalitě výsledného softwaru, proto na ni klademe velký důraz.

Návrh architektury a prototypování

Když je všem jasné, co a pro koho budeme vyvíjet, přichází na řadu návrh architektury a tvorba prototypů. V této fázi ještě nic neprogramujeme, ale plánujeme strukturu systému, rozvržení obrazovek, sled uživatelských akcí a další UI prvky. Klientovi poskytneme k nahlédnutí také první prototypy, na kterých si ověříme, zda se naše představy o výsledku shodují.

Z vlastní zkušenosti víme, že aplikace s precizním UX designem mívají větší úspěch oproti aplikacím, u nichž si s tímto krokem nikdo příliš hlavu nelámal. Návrh uživatelského zážitku poskytuje vývojářům mnohem lepší představu o tom, co vlastně vytvářejí, jak spolu jednotlivé moduly souvisejí a jak se bude uživatel v aplikaci pohybovat.

Vývoj a testování

Nyní se konečně dostáváme k samotnému vývoji. My v Think Easy nedáme dopustit na tzv. agilní přístup, který je založený na krátkých vývojových cyklech (zpravidla dva týdny). Klient má tak možnost častého připomínkování – to vede k iterativnímu vylepšování softwaru již v průběhu vývoje, kdy je to snazší, rychlejší a levnější než po jeho dokončení.

Následuje několik koleček testování, kdy důkladně ověříme, zda vše funguje, jak má. V případě firemních informačních systémů klademe na první místo bezpečnost a ochranu před kybernetickými hrozbami, protože podnikové údaje jsou často citlivé a musí být perfektně chráněny před neoprávněným přístupem.

Nasazení, školení a dlouhodobá podpora

Jak na našem blogu často zdůrazňujeme, vývojem a nasazením softwaru nic nekončí. Poté, co váš systém spustíme „naostro“, je potřeba zajistit školení pro vaše zaměstnance, pravidelně software aktualizovat, udržovat a případně rozšiřovat o nové funkce.

S Think Easy se naštěstí nemusíte péče o váš nový firemní informační systém obávat. Pokud se rozhodnete jít do vývoje s námi, získáte dlouhodobého partnera, který bude váš software posouvat stále dál a podpoří vás v dalším byznysovém růstu!

Kolik stojí vývoj firemního informačního systému?

Zbývá nám zodpovědět ještě poslední otázku, která jistě napadne každého, kdo uvažuje o vývoji firemního informačního systému: Kolik to celé asi bude stát?

Při vývoji na míru vždy platí, že univerzální odpověď na tuto otázku neexistuje. Vše se odvíjí od rozsahu projektu, počtu uživatelů, požadovaných funkcí a míry integrace s ostatními podnikovými aplikacemi. Velkou roli hraje pochopitelně též počet modulů (CRM, řízení skladových zásob, faktury, projektový management, reporting, …).

Samostatnou kapitolou je integrace se službami třetích stran. Ta při implementaci mnohdy vyžaduje značné úsilí ze strany vývojářů. Pokud je FIS potřeba integrovat do komplexního podnikového ekosystému, určitě se to projeví v konečné ceně.

Do celkové částky za vývoj FIS mohou promluvit také „nadstavbové“ funkce, jako jsou vlastní workflow, pokročilá analytika, AI nebo samostatná mobilní aplikace.

Nemusíte se ale bát, že je nutné hned investovat miliony. Pokud chcete začít v menším rozsahu a propracovat se k opravdu komplexnímu řešení postupně, lze se vydat cestou tzv. minimálního životaschopného produktu neboli MVP.

Tato minimalistická forma aplikace se zaměří nejprve pouze na ty nejdůležitější funkce, aby bylo možné systém nasadit co nejdříve. Můžete si tak v praxi ověřit, zda vám řešení dává smysl, a postupně do něj investovat další prostředky podle svých možností. 

U nás v Think Easy můžete svůj nápad navíc zkonzultovat zdarma ještě předtím, než se rozhodnete třeba i jen pro vývoj MVP. A abychom vám na závěr poskytli alespoň nějaké cenové odhady, vytvořili jsme pro vás tuto orientační tabulku:

Typ FIS	Jednodušší systém	Středně rozsáhlý systém	Komplexní podnikové řešení
Funkce	CRM, zákaznické databáze, správa kontaktů, fakturace, základní workflow, základní reporty, správa dokumentů	CRM, řízení projektů, HR nástroje, automatizace, správa uživatelských rolí a oprávnění, dashboardy	Sofistikované funkce ERP/CRM, plánování výroby a logistiky, nákupy, pokročilá analytika, AI, BI, rozsáhlá automatizace, auditní protokoly, mobilní aplikace
Míra integrace	Základní integrace s e-mailem, kalendářem, účetním softwarem, jednoduchá API	Integrace s ERP, účetními systémy, e-commerce platformami, platebními bránami, marketingovými nástroji, systémy pro správu dokumentů	Hluboká integrace s ERP, CRM, Business Intelligence, bankovními systémy, proprietárními interními systémy, IoT, podnikovými datovými sklady
Orientační cena	300 000 až 800 000 Kč	800 000 až 2 000 000 Kč	více než 2 000 000 Kč

Vykročte na cestu za vlastním FIS s Think Easy!

Přesvědčil vás náš článek o výhodách vlastního firemního informačního systému? Nebo jste již pro jeho vývoj rozhodnutí dávno, jenom nevíte, s kým se do tak velkého projektu pustit? Investice do FIS na míru je strategickým rozhodnutím s dlouhodobým dopadem, a tak není divu, že nechcete nic ponechat náhodě.

U nás v Think Easy přistupujeme ke každému projektu individuálně a v první řadě z pohledu byznysu. Na každý software se díváme jako na prostředek, který klientovi pomůže dosáhnout jeho obchodních cílů a posunout jeho firmu o kus dál. S firemními informačními systémy máme dlouhodobé zkušenosti, což dokládají i reference našich spokojených klientů.

Pokud chcete i vy pozvednout práci s daty ve vaší firmě na novou úroveň, využijte možnost nezávazné konzultace s našimi experty zdarma. Rádi s vámi proberou váš nápad a doporučí optimální postup. Stačí vyplnit kontaktní formulář a domluvit si schůzku. Těšíme se na osobní setkání s vámi v naší pražské kanceláři!