Dotace na digitalizaci podniku: Zvyšte efektivitu podnikání pomocí informačních systémů

Přestože je digitalizace v podnikatelském sektoru často skloňovaným výrazem, pro spoustu organizací zůstává i nadále buď něčím nesrozumitelným, nebo dokonce strašákem, kterého se z různých důvodů obávají. Jednou z hlavních starostí firem je otázka, kde na digitalizaci vzít peníze. Počáteční náklady na digitální transformaci podnikových procesů se mohou zdát vysoké, avšak dlouhodobě se tato investice jednoznačně vyplatí – a co víc, od léta 2024 lze dokonce od státu na pořízení IT technologií čerpat zajímavé dotace!

Malé a střední podniky, kterým jsou tyto pobídky určeny, patří mezi naše časté klienty. Pomáháme jim dosahovat vyšších obratů a zisků, zlepšujeme efektivitu provozu, usnadňujeme řízení zaměstnanců a snižujeme chybovost. Jednoduše řečeno: Digitalizujeme jejich procesy, nad kterými potom stavíme komplexní informační systémy pro zastřešení celého byznysu. Moc dobře víme, že ne vždy to je zrovna levná záležitost, a proto vám v tomto článku chceme společně s Jiřím Kvízem z www.grantuj.cz přiblížit podmínky pro získání dotací na informační systémy od Ministerstva průmyslu a obchodu ČR. Čtěte dál a dozvíte se, zda i vy můžete o dotaci požádat, a třeba váš příští podnikový systém budeme vyvíjet spolu!

Proč se zajímat o digitalizaci podniku?

Zkusme tuto otázku mírně přeformulovat: Proč se zajímat o konkurenceschopnost podniku? Zní-li otázka takto, nad odpovědí jistě nikdo váhat nebude. Míra digitalizace v dnešní době skutečně odpovídá míře konkurenceschopnosti, která je alfou a omegou jakéhokoli byznysu.

V první řadě podniky digitalizaci potřebují kvůli zvýšení efektivity a produktivity. Digitalizovat znamená mimo jiné automatizovat – a to zejména rutinní úlohy, které samy o sobě negenerují přidanou hodnotu a spíš zaměstnancům odčerpávají energii a kapacitu, jež by mohla směřovat do strategičtějších aktivit. V každodenním provozu pomáhá digitalizace zajistit hladší integraci firemních procesů, zlepšit koordinaci činností jednotlivých týmů a omezit prostoje.

Další klíčovou výhodou je lepší zákaznický dojem. Digitální nástroje firmám umožňují shromažďovat o svých zákaznících cenné údaje a personalizovat tak marketingové aktivity a nabídku produktů. Díky digitalizaci můžete také zvýšit dostupnost svých služeb na 24/7 a prostřednictvím eCommerce platforem prodávat nepřetržitě.

Zapomenout nesmíme ani na optimalizaci a úsporu provozních nákladů – ta je ostatně jednou z hlavních motivací, proč se organizace do digitální transformace pouštějí. Digitální nástroje a systémy zajišťují efektivní alokaci zdrojů a správu provozních prostředků, snižují personální výdaje a redukují zbytečné papírování. Provoz je tak ve výsledku štíhlejší, levnější a celkově efektivnější.

V neposlední řadě je potřeba zmínit fundovanější rozhodování a strategické plánování. Zavedení IT systémů přináší podnikům velké množství dat a informací o provozu, prodejích, využití lidských zdrojů nebo alokaci finančních prostředků. Z těchto dat lze vysledovat nejrůznější trendy, statistiky, vzorce chování zákazníků a celkovou výkonnost firmy. Strategické plánování a utváření vize organizace se tak může řídit objektivními ukazateli namísto pouhých dojmů nebo intuice.

Příklady dopadů digitalizace

Praktické přínosy digitalizace podniků si nejlépe ukážeme na zcela konkrétních příkladech z každodenního provozu.

Digitální transformaci určitě uvítá administrativní oddělení vaší organizace. Právě administrativa je totiž často zatížena rutinními úlohami, jejichž ruční provádění je časově náročné a byznysové aktivity jako takové nikam neposouvá. Digitalizace může pomoct například se správou dokumentů, které lze skenovat a ukládat elektronicky. Fyzické šanony je možné nahradit praktickým cloudovým úložištěm, které usnadňuje přístup k dokumentům, podporuje spolupráci mezi týmy a pomáhá s organizací a tříděním dokumentů.

Přechodem na digitální technologie zjednodušíte život i HR oddělení (lidské zdroje). Personalistické systémy automatizují proces náboru od zveřejnění pracovního inzerátu až po onboarding nových zaměstnanců a umožňují přehlednou evidenci informací i o stávajících zaměstnancích.

Fungování vaší organizace bude efektivnější i díky pokročilejším možnostem plánování, řízení úkolů a komunikace. Integrací nástrojů jako Microsoft Outlook nebo Kalendář Google do vnitropodnikových systémů můžete automatizovat plánování schůzek a odesílání připomínek. Online platformy typu Zoom, Skype nebo Microsoft Teams šetří zaměstnancům čas tím, že jim umožní účastnit se meetingů na dálku. Praktické nástroje jsou k dispozici i pro řízení projektů a úloh – systémy jako Asana nebo Monday.com slouží k hlídání termínů, sledování postupu a přidělování kompetencí.

Za zmínku stojí i lepší zabezpečení podnikových dat prostřednictvím digitálních nástrojů. Šifrování, řízení přístupu, pravidelné zálohy – to jsou jen některé z mnoha osvědčených postupů, které zvýší bezpečnost vašich citlivých údajů.

Digitalizace má pozitivní dopad i na marketingové aktivity organizací. Na platformách jako Google Ads a Facebook Ads můžete cílit na konkrétní publikum podle demografických údajů, zájmů a chování. Výsledky těchto aktivit jsou navíc měřitelné prostřednictvím analytických nástrojů, které vám poskytnou podrobné údaje o výkonnosti kampaní (prokliky, konverze, míra zapojení, …).

Jaké dotační programy jsou k dispozici?

Podívejme se nyní, jaké dotace na pořízení IT technologií jsou firmám k dispozici. Podrobné informace o jednotlivých programech a podmínkách podání žádosti najdete na webu www.grantuj.cz, kde můžete požádat o nezávaznou konzultaci vašeho projektu.

MPO ČR vypsalo pro letošní rok výzvu Digitální podnik. Jejím cílem je dle oficiálního textu „zvyšování digitální úrovně malých a středních podniků (…) prostřednictvím nákupu a zavádění pokročilých nevýrobních digitálních technologií (…) a podpory automatizace, digitalizace dat a efektivnějšího propojení a řízení firemních procesů“.

Pojem „digitalizace“ je v materiálech MPO ČR definován jako „přijímání technologií provozovaných prostřednictvím elektronických zařízení nebo systémů, které umožňují zvýšit funkčnost výrobku, rozvíjet on-line služby, modernizovat postupy (…)“.

MPO ČR stanovuje mimo jiné tyto základní podmínky:

• digitální transformace může (ale nemusí) proběhnout výhradně na bázi cloudového řešení nebo licenčního sjednání (jinými slovy: není nutné investovat ani korunu do fyzické infrastruktury)
• pořizované technologie musejí podniku přinášet nové funkcionality, nesmí se jednat pouze o obměnu stávajících technologií
• totéž platí i pro pořizovaný software a licence na cloudové služby
• pořizované technologie/služby musí být možné propojit s interními podnikovými systémy

Podporované aktivity jsou v oficiálních materiálech rozděleny do několika kategorií, které mají společný výše uvedený účel: investice nebo nákup produktů a služeb v oblasti informačních a komunikačních technologií. Jedná se tedy zejména o:

• digitální transformaci firmy : nákup nevýrobních technologií tvořících funkční celek napomáhající efektivnějšímu řízení firmy, implementace pokročilých systémů typu ERP, CRM, BIM (informační model budovy), CAE (počítačová inženýrská analýza) atd.
• logistické a skladové technologie: pořízení robotických zařízení pro přepravu zboží, systémy řízení skladu atd.
• vnitropodnikovou bezpečnost: zajištění vnitřní konektivity podniku, např. prostřednictvím senzorových sítí, monitorovacích systémů atd.
• kybernetickou bezpečnost: instalace systémů zabezpečení
• školení zaměstnanců

V materiálech MPO ČR jsou naopak výslovně specifikovány i aktivity, které jsou z žádostí o dotaci vyloučeny. Podporu nelze čerpat na marketingové účely (výroba propagačních materiálů, marketingové kampaně na soc. sítích, …), běžné provozní výdaje (platby za energie atd.), těžbu kryptoměn, nákup hardwaru nebo fyzických výrobních technologií (strojní zařízení, měřicí stanice, CNC, 3D tiskárny, …) nebo projekty, které žádným způsobem nerozšiřují funkcionality společnosti.

Další specifika programu se týkají například místa realizace – projekt může být realizován až na 10 místech, avšak pouze na území ČR a mimo Prahu (sídlo společnosti však v Praze být může). Minimální výše nákladů projektu je stanovena na dva a půl milionu korun a maximální na padesát milionů korun. Míra podpory se v závislosti na velikosti podniku a regionu pohybuje od 25 % do 60 %.

Jak žádat o dotaci a kdo splňuje podmínky?

Příjem žádostí o dotaci na digitalizaci podniku probíhá od 15. července 2024 do 31. března 2025. Žadatelem musí být podnikající fyzická nebo právnická osoba s přiděleným českým IČ, která je oprávněna k podnikání a která odpovídá definici malého a středního podniku dle přílohy I nařízení GBER. Konkrétně to znamená podniky do 249 zaměstnanců (v součtu pro všechny mateřské, dceřiné a sesterské subjekty).

Případová studie

To, jak konkrétně mohou dotace při digitalizaci procesů pomoct, si nejlépe ukážeme na případové studii z naší vlastní dílny.

V roce 2020 jsme vyhráli výběrové řízení na vývoj ERP systému pro společnost DelpSys s.r.o. Tato organizace působí v sektoru sociálních služeb a potřebovala vytvořit systém pro správu domova pro seniory. Aplikace dostala jméno Legato a usnadnila život jak zaměstnancům domova, tak jeho obyvatelům. Dodnes pomáhá s plánováním a prováděním služeb, evidencí klientů i jejich úkonů, sestavováním přehledů a správou uživatelů.

Hlavními požadavky byly modulárnost a přístup z webového rozhraní s vlastním mobilním režimem. Při vývoji jsme se tedy rozhodli rozdělit systém do samostatných mikroservis (na sobě nezávislých procesů), které zajišťují vždy jednu konkrétní funkci a lze je rozšiřovat, přeskládat a různě upravovat podobně jako dílky stavebnice. Dále jsme si museli poradit s rozdělením databáze (tzv. tenantizace) tak, aby jednotlivé domovy používající aplikaci nemusely sdílet stejná data. Důležitou součástí je mobilní aplikace mLegato s offline režimem.

Digitalizace podniku? Jedině s profesionály!

Nadchli jste se po přečtení našeho článku pro digitalizaci vaší firmy? Chcete i vy zefektivnit podnikové procesy, snížit provozní náklady a zlepšit celkovou konkurenceschopnost? S dotačními programy Ministerstva průmyslu a obchodu se již nemusíte bát financování a vysokých počátečních nákladů – a dokonce ani zdlouhavého papírování a otravné byrokracie. Vyplňte náš kontaktní formulář, sjednejte si nezávaznou konzultaci a představte nám svůj projekt. Náš tým odborníků vás provede celým procesem od podání žádosti přes vývoj IT systému až po jeho nasazení a zaškolení personálu!