Rozrostl se váš byznys tak, jak jste si vždy přáli, ale přibyly vám zároveň starosti s hlídáním cashflow? Valí se na vás v jednom kuse faktury, nabídky a objednávky? Topíte se v papírech a ztrácíte přehled o důležitých číslech? Máte zkrátka pocit, že vám firemní finance přerůstají přes hlavu?
Rozvoj vlastního byznysu, inovativní nápady a neustále zlepšování zákaznického servisu – to vše je bezpochyby základem úspěchu v podnikání. Pozadu ovšem nesmí zůstat ani praktická stránka, která umožní bezproblémové každodenní fungování vaší firmy a dovolí vám věnovat se ještě více kreativním a strategickým činnostem. Jedním z pilířů každé skutečně efektivní organizace je proto finanční řízení – systém, který vám poskytne přehled a hlavně kontrolu nad finančními toky ve vaší společnosti. Přečtěte si náš článek a zjistěte, proč se bez finančního řízení neobejdete, jak vám může pomoct s digitalizací podniku a především jak zvýší vaše zisky!
Finance jsou hlavním měřítkem výkonnosti a konkurenceschopnosti každé firmy. Jedná se o měřitelnou formu úspěchu, takže kdo se zajímá o úspěšnost vlastní organizace, zajímá se v první řadě o to, jak si vede po finanční stránce. Finanční řízení (nebo též finanční management) je tedy soubor činností a úkolů, které se zabývají otázkami financování, investování, ekonomického řízení a rozdělování zisku podniku s cílem maximalizovat jeho tržní hodnotu. Je to proces plánování a organizování finančních prostředků, jehož účelem je dosahovat stanovených obchodních cílů a optimalizace provozu. To zahrnuje vytváření predikcí, posuzování investic, řízení rizika, správu cash flow, daňovou optimalizaci a vykazování a měření ekonomické výkonnosti.
Je zřejmé, že všechny výše uvedené činnosti jsou pro přežití firem v čím dál drsnějším konkurenčním prostředí klíčové. Finanční řízení zajišťuje základní ekonomickou stabilitu organizací tím, že jim umožňuje efektivně kontrolovat cash flow – ať už na úrovni každodenního provozu, nebo dlouhodobě. Dále lze bez finančního řízení jen těžko zvyšovat zisky a efektivitu podnikání. Firmy, které chtějí růst, potřebují výkonné nástroje pro řízení nákladů a alokaci zdrojů. Stejně tak je důležité rozhodovat se ve strategických otázkách informovaně a na základě dat, nikoli pouze intuitivně. Pravidelné finanční výkazy a statistiky poskytují vedení cenné informace o výkonnosti firmy, slabých místech, nebezpečích a příležitostech ke zlepšení. Finanční řízení vede ke smysluplnějšímu plánování investic, a tím pádem dlouhodobě zvyšuje konkurenceschopnost.
Abychom mohli plně docenit přínos systému finančního řízení pro rozvoj jakéhokoli byznysu, musíme se blíže podívat na klíčový pojem cash flow. Jednoduše řečeno, cash flow znamená souhrn všech finančních toků (příjmů a výdajů) ve firmě. Rozdíl mezi příjmy a výdaji je jedním z hlavních ukazatelů likvidity podniku – tedy schopnosti dostát svým finančním závazkům, investovat a předcházet ekonomickým problémům.
Finanční řízení je cestou, jak tyto finanční toky usměrňovat tak, aby organizaci pomáhaly dosahovat obchodních cílů. To předpokládá v první řadě detailní přehled o minulých i plánovaných transakcích v reálném čase. Kdykoli musí být jasné, jakými prostředky firma disponuje na bankovních účtech (případně jakou hodnotu mají její jiná aktiva), jaké příchozí platby očekává v nejbližší době (např. platby od zákazníků za zboží a služby) a jaké jsou naopak plánované výdaje (platby dodavatelům, nákupy, investice, splátky, …). V tomto ohledu jistě pomůže propojení systému pro sledování cash flow s fakturačním systémem – přijaté a vystavené faktury, objednávky nebo nabídky tím pádem budou ihned zohledněny ve výpočtech. Opět se vracíme ke klíčovému slovu likvidita – v ideálním případě by mělo být kdykoli možné stanovit momentální likviditu firmy.
Systém finančního řízení ale může pomoct nejen se sledováním současného stavu, ale také s plánováním a vytvářením predikcí. Na základě historických trendů a statistik, uzavřených smluv, aktuálních zakázek a očekávaných prodejů je možné sestavovat dynamické projekce cash flow do budoucna a činit informovaná rozhodnutí týkající se rozpočtu či investic. Pokročilé funkce nabízejí i komplexnější simulace a analýzy různých scénářů („Co se stane, pokud budou prodeje o 15 % nižší oproti odhadům?“).
Pokud se na cash flow podíváme z pohledu běžného provozu, nesmíme opomenout ani aspekt optimalizace finančních toků. Inteligentní systém hlídání cash flow pomůže finančnímu oddělení v jejich povinnostech, např. připomenutím a navržením dohody se s klientem na dřívější platbě, krátkodobém snížení zbytných výdajů, odložením investic nebo krátkodobou půjčkou. Stejně tak může systém dávat pozor na blížící se platby a hlídat rozpočty projektů. Například stavební firmě se díky tomu nestane, že by neměla peníze na zaplacení mezd dělníkům, protože týden předtím nakoupila zbytečně mnoho materiálu.
Jak jsme již zmínili výše, možnosti sledování a řízení cash flow lze výrazně rozšířit napojením na další systémy (účetní, pokladní, business intelligence, …), jako jsou třeba Pohoda, Money S3 nebo Abra. Čím více dat o příjmech a výdajích máte k dispozici, tím přesnější budou trendy a predikce vytvářené systémem pro řízení cash flow a tím informovanější budou ve finále vaše rozhodnutí.
Možná si říkáte, že to všechno zní skvěle, ale nedokážete si pod výše uvedenými výhodami představit konkrétní situace z každodenního života vaší firmy. Ukažme si proto pár modelových problémů z běžného provozu, s nimiž vám může systém pro finanční řízení pomoct.
Vraťme se třeba k potížím s fakturami z úvodu článku. Ruční vytváření, zpracovávání a evidence faktur v papírové podobě je nejen nesmírně otravné, ale hlavně neefektivní, nákladné a nepřesné. Díky systému finančního řízení můžete celý proces od A do Z zdigitalizovat a optimalizovat, takže vašim zaměstnancům zabere oproti původnímu stavu jen zlomek času a energie.
Vše začíná převedením faktur do digitální podoby – díky jejich uložení v systému bude výrazně snazší v nich vyhledávat a evidovat je. Navíc ušetříte i fyzické prostory. Z dosavadních faktur lze následně vytvořit šablony, podle kterých může systém automaticky generovat faktury do budoucna bez zdlouhavého ručního zadávání údajů. Šablony mohou být kromě toho přizpůsobitelné pro více měn i jazyků, což usnadní vyřizování mezinárodních transakcí. Digitalizace faktur znamená rovněž nižší chybovost – automatické výpočty eliminují lidské chyby a zajistí maximální přesnost. Pokročilejší systémy zvládnou založit fakturu, kterou třeba jen vyfotíte mobilem. Praktická je také možnost propojení fakturačního systému s objednávkami – faktury se generují automaticky na základě přijetí objednávek a objednávky jsou následně expedovány po připsání platby za zboží.
Systém finančního řízení vám pomůže také s vyplácením a evidencí mezd. Funkce automatického výpočtu vám ušetří spoustu práce s ručním zadáváním údajů do systému a sníží chybovost. Do výsledného výpočtu budou zahrnuty také veškeré přesčasy, bonusy, srážky nebo dovolená, takže vše bude „sedět“ a splňovat platné legislativní požadavky. Maximální přesnosti dosáhnete integrací s docházkovým systémem, který sleduje odpracované hodiny, absence nebo hodiny na home office pro každého zaměstnance. Odpadnou vám také starosti se samotným vyplácením mezd – veškeré platby lze plně automatizovat tak, aby odcházely k požadovanému datu rovnou na bankovní účet zaměstnance. Hlavu si již nemusíte lámat ani s výpočtem daní a odvodů na sociální a zdravotní pojištění – u všech těchto položek stačí v systému nadefinovat správné vzorce a výpočet i zpracování poběží „samospádem“.
Dalším častým problémem firem je evidence náhrad a proplácení různých výdajů (např. na cestování). Pokud třeba zaměstnanci využívají služební auto i k soukromým cestám, je nutné oddělit je od pracovních cest. Systém finančního řízení to umožňuje díky předdefinovaným kategoriím pro nákupy pohonných hmot pro osobní, nebo naopak služební účely. Dále lze do systému integrovat funkce sledování ujeté vzdálenosti (automaticky prostřednictvím GPS). Na základě těchto dat se pak přesně vypočítá částka, která má být zaměstnanci proplacena.
Rozhodli jste se, že je nejvyšší čas zavést finanční řízení i u vás ve firmě? Možná si kladete otázku, zda je lepší investovat do vývoje samostatného systému, nebo se raději pokusit začlenit jej do stávajícího řešení (např. v podobě ERP systému). Pojďme si proto krátce projít pro a proti obou přístupů.
Vývoj samostatného systému je po technické stránce jednodušší a z hlediska počátečních nákladů i levnější. Doba nasazení a implementace bude kratší než v případě integrace do stávajícího řešení. Na druhou stranu vám přibude další systém, který bude potřeba udržovat, aktualizovat, rozšiřovat, školit na něj zaměstnance atd. Nedostatečná integrace se stávajícím ERP systémem bude také znamenat komplikace při vykazování, vyhledávání údajů a evidenci. Přestože může být rozšíření současného ERP systému technicky složitější a zpočátku i nákladnější, z dlouhodobého pohledu získáte centralizované řešení, které se stane spolehlivým „podvozkem“ vaší firmy na cestě k dosahování obchodních cílů. Mít ve firmě pouze jeden zdroj dat, ve kterém je vše zkoordinováno a snadno přístupné, je obrovskou úlevou pro vaše zaměstnance, kteří tak budou moct pracovat mnohem efektivněji a přesněji. Kromě toho budete perfektně připraveni na budoucí výzvy v podobě automatizace a digitalizace.
My v Think Easy se nebojíme ani technicky náročnějších projektů, a proto vám s integrací systému finančního řízení do stávajícího ERP řešení rádi pomůžeme. Nové i staré funkce sladíme do funkčního celku tak, abyste měli dokonalý přehled o svém cashflow i dalších ekonomických ukazatelích.
Přesvědčil vás náš článek o nepostradatelnosti systému finančního řízení pro budoucnost vaší firmy? Chcete převzít kontrolu nad finančními toky ve vaší organizaci a maximalizovat zisky? Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout je vývoj systému finančního řízení na míru skutečnými profesionály! Nad každým projektem přemýšlíme nejen jako ajťáci, ale hlavně z pohledu byznysu – do vývoje se pustíme teprve poté, co dokonale pochopíme váš obchodní model. Zadání, které předáme našim vývojářům, tak bude vycházet z vašich reálných potřeb a bude řešit problémy, které vás nejvíce pálí. Vyplňte náš kontaktní formulář, domluvte si nezávaznou konzultaci a představte nám svůj nápad!