Podnikový systém – tomu se říká dokonalé propojení firmy!

Co kdybyste celou svou společnost sjednotili a propojili? Právě v tomto kroku se totiž skrývá klíč ke zvýšení efektivity a dlouhodobé udržitelnosti fungujícího podniku. Řízení firemních procesů půjde rázem neuvěřitelně hladce a vyhnete se nedorozuměním jak se ze strany zákazníků, tak svých vlastních zaměstnanců. Podívejte se na podnikový systém blíže, možná zjistíte, že i u vás je co vylepšit.

Co je podnikový informační systém

Na první pohled se vám může podnikový informační systém jevit jako velmi abstraktní pojem a těžko si pod ním dokážete něco představit. Není to ale tak složité, jak se může zdát.

Informační systém ≠ podnikový informační systém

Informační systém je obecný pojem, který v sobě zahrnuje jak podnikové informační systémy (Enterprise Information Systems, EIS), tak veřejné informační systémy (Public Information Systems, PIS).

EIS slouží čistě pro účely podniků a organizací, které využívají jejich vlastní data, k nimž mají přístup pouze jejich pracovníci dle úrovně autorizace (např. k informacím o platech zaměstnanců má přístup jen omezený počet pověřených osob). 

PIS uchovávají a poskytují informace, ke kterým má přístup veřejnost nebo nějaká komunita. Jedná se např. o systémy veřejné knihovny, muzeí apod., jež jsou financovány z veřejných rozpočtů, výnosů z reklamy nebo z vlastních prostředků dané instituce.

Podnikový informační systém z pohledu jeho výhod

Podnikový informační systém je velmi efektivní nástroj, s jehož pomocí podniky usnadňují a zpřehledňují své interní procesy, což ve výsledku významně šetří čas i peníze. Velkou výhodou je rovněž standardizace pracovních postupů v rámci celého podniku.

Veškeré operativní řízení je právě díky EIS mnohem efektivnější (jednodušší koordinace podnikových zdrojů a aktivit) a s minimální chybovostí. Právě podnikový systém totiž dokáže zpracovat obrovská množství dat, k nimiž se mohou a nemusí dostat všichni pracovníci firmy – záleží pouze na nastavených oprávněních.

Podnikový informační systém = ERP systém?

Pod zkratkou ERP se skrývá anglický pojem Enterprise Resource Planning neboli komplexní firemní informační systém, což je systém, přes nějž lze řídit finance, personální činnost, výrobu, logistiku, marketing i prodej.

A jelikož se jedná o systém s širokým záběrem, který jednotlivé firemní oblasti propojuje v jeden funkční celek, usnadňuje řízení vztahů se zákazníky a kooperaci napříč jednotlivými odděleními, bývá často ERP systém označován jako podnikový informační systém.

Proč mít podnikový informační systém

Níže uvádíme stručný výčet způsobů, jak vám podnikový informační systém může pomoci.

• Sjednotí a standardizuje firemní procesy.
• Eliminuje duplicity a chyby.
• Umožňuje přístup k informacím odkudkoliv.
• Optimalizuje logistické procesy.
• Minimalizuje náklady mimo jiné na transport a skladování.
• Automaticky aktualizuje data podle dostupných informací.
• Včas doručuje různé typy zpráv.
• Kontroluje efektivní plnění plánu.
• Pomáhá zvýšit podnikovou produktivitu.
• Dokáže efektivně pracovat s velkými objemy dat.
• Provádí automatizované přesné výpočty.

Jedná se o jednu hlavní databázi, která sjednocuje celý systém (včetně stávajících aplikací), a právě díky ní se informace netříští na hranicích jednotlivých oddělení. Samozřejmě ale může obsahovat napojení na další aplikace, které překračují hranice organizace (např. systém pro správu obsahu).

Kdy je vhodné podnikový systém implementovat

Jako na každý větší zásah do firemního biotopu je potřeba se i na implementaci podnikového systému připravit a nepodcenit přípravy na nadcházející změny. Ještě před samotnou implementací je důležité provést důkladnou analýzu firemních procesů a ujasnit si, které z nich jsou kritické a je potřeba zlepšit jejich fungování.

Všechno, nebo nic

Podnikový informační systém totiž bezesporu ovlivní celou společnost (nebo by správně měl) včetně všech zaměstnanců a dalších zainteresovaných osob.

Vyplatí se počkat na správný okamžik

Špatné nastavení nebo příliš rychlé zavedení systému by vám mohlo přinést spíše problémy než užitek. Pokud to však zvládnete, podnikový systém vaši společnost dokáže posunout významně vpřed a časové i finanční úspory na sebe nenechají dlouho čekat.

Na implementaci podnikového systému je vhodný čas, jestliže víte:

• co všechno chcete, aby nový systém pokryl (která data bude zpracovávat),
• ve kterých oblastech by vám nejvíce pomohla automatizace procesů,
• co vaši firmu čeká v příštích pěti letech a kam se za těch pět let chcete dostat,
• že budete svou firmu v blízké době rozšiřovat a nabírat pod sebe další objekty,
• na kterých trzích budete působit,
• jaký software nebo aplikace budete v příštích pěti letech vyvíjet,
• kdo bude na implementaci dohlížet,
• jaké funkce by měl váš systém určitě umět a bez nichž se neobejdete.

Kdy s implementací systému raději počkat

Nevýhodné a mnohdy i poměrně nebezpečné bývá přecházet na nový podnikový systém přibližně měsíc před koncem hospodářského roku. Stejně tak byste se měli velkým změnám vyvarovat v sezoně, respektive v době, kdy máte největší špičku.

Celý proces implementace může trvat několik měsíců a u větších firem i přes rok. Pokud tedy v následující době očekáváte nějaké velké změny, raději zavádění nového systému zvažte, odložte nebo přehodnoťte pořadí jednotlivých činností, aby se vzájemně negativně neovlivnily.

V každém případě musí být EIS možné implementovat do všech částí a úrovní vaší společnosti bez výjimky, aby vše mohlo správně a efektivně fungovat.

Think Easy vám s tím pomůže

Moc byste si přáli do své firmy zavést podnikový informační systém, ale bojíte se, že to je příliš zdlouhavý a náročný proces, který vás bude stát mnoho sil? Klíčem je nezavádět zbytečně složitý systém s moduly, které vlastně vůbec nepotřebujete.

V jednoduchosti je krása

Připravíme pro vás podnikový systém na míru, takže můžete zefektivnit i svůj menší podnik, aniž byste investovali do robustního systému, který by vám byl z velké části k ničemu. Vytvoříme vám takový software, který je jednoduchý na obsluhu a který je případně možné napojit na další aplikace, které byste mohli v budoucnu potřebovat.

Víme, co potřebujete

Jsme tady pro vás, ať už půjde o jakékoliv podnikové informační systémy. Bohaté zkušenosti máme s CRM systémy, ERP systémy, rezervačními, vyvolávacími i databázovými systémy, docházkovými či objednávkovými systémy a mnohými dalšími.

Stačí kdykoliv kontaktovat naše zkušené vývojáře, kterým řeknete svou představu a kteří vám pomohou s bezproblémovým zavedením systému a poradí, do čeho se vám vyplatí investovat a co by pro vás naopak bylo nadbytečné.