AI v informačním systému: Jak umělá inteligence mění firemní řízení

Co se vám vybaví, když se řekne informační systém? Statická databáze pro evidenci ručně zadávaných dat, nebo moderní nástroj pro dynamickou práci s daty, automatizaci procesů a podporu strategického plánování?

Blíží se vaše představa spíše druhé než první variantě? To rádi slyšíme! Znamená to totiž, že informační systém chápete jako nedílnou součást podnikového řízení a nikoli pouze jako datový sklad. Role informačních systémů se v době umělé inteligence (AI) proměňuje závratným tempem a organizace, které dokážou AI v informačních systémech efektivně využít, získávají před ostatními náskok.

V tomto článku se na AI v informačních systémech zaměříme hlavně z pohledu byznysu. Podíváme se na jejich ekonomické a provozní výhody, konkrétní příklady využití a postup implementace.  Ať už informační systém používáte delší dobu a chcete jej rozšířit o moderní AI funkce, nebo o jeho vývoji teprve uvažujete, náš přehled vám poskytne odpovědi na všechny otázky!

Obsah

Co je informační systém a jakou roli v něm hraje AI?

Hlavní přínosy AI v informačním systému

• Automatizace rutinních činností
• Rychlejší zpracování dat
• Přesnější analýzy, nižší chybovost
• Úspory nákladů a efektivnější využití lidských zdrojů

Praktické využití AI v informačních systémech

• Malý e-shop: Automatické zpracování faktur
• Středně velká výrobní firma: Prediktivní analýza a plánování
• Velká logistická a distribuční společnost: Chytré reporty a dashboardy
• Středně velká IT firma: Integrace AI asistenta do informačního systému

Kdy dává smysl zavést AI do informačního systému

Jak probíhá implementace AI do informačního systému

• Analýza
• Návrh
• Vývoj
• Nasazení

Budoucnost informačních systémů s umělou inteligencí

Rozšiřte svůj informační systém o AI s pomocí profesionálů!

Co je informační systém a jakou roli v něm hraje AI?

Pod pojmem informační systémy se ve skutečnosti skrývá pestrá škála platforem a podnikových aplikací – od CRM a ERP přes rezervační, účetní či docházkové systémy až po interní databáze či katalogy. Všechny tyto nástroje mají společný účel – propojovat informace, lidi a oddělení do jednoho funkčního celku. Informační systémy pomáhají s řízením firemních procesů a umožňují efektivní práci s daty.

V posledních letech dochází ve světě informačních systémů k výraznému posunu od klasických řešení směrem k chytrým systémům založeným na umělé inteligenci (AI). Je to právě AI, která firmám umožňuje využívat informační systémy novými, dynamičtějšími způsoby. Zatímco tradiční informační systém sloužil spíše jako statická databáze pro zadávání a zobrazování dat, moderní platformy automatizují rutinní úkoly, analyzují velké datové objemy v reálném čase a přinášejí relevantní poznatky pro řízení firmy a strategické plánování.

Hlavní přínosy AI v informačním systému

Podívejme se nyní na byznysové přínosy AI v informačním systému podrobněji. Proč by se firmy vlastně měly o AI zajímat a začleňovat ji do stávajících informačních systémů? Jak to pomůže jejich provozu a naplňování obchodní strategie?

Automatizace rutinních činností

AI vám – a hlavně vašim zaměstnancům – uleví od opakujících se úkolů, které organizaci nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu. Činnosti jako ruční zadávání dat, zpracování objednávek a faktur nebo třídění požadavků helpdesku zvládne AI za zlomek času a v lepší kvalitě než člověk, protože se neunaví a její pozornost nekolísá.

Rychlejší zpracování dat

Jednou z hlavních předností AI je schopnost rychle analyzovat velké datové objemy, a to v reálném čase a bez nutnosti ruční přípravy podkladů (reporty, tabulky, …). Pokud do vašeho informačního systému proudí data z různých kanálů (transakce, poptávky, marketingová data, …), umělá inteligence je může ihned třídit a vyhodnocovat. Vedoucí pracovníci tak mají okamžitý přístup k aktuálním informacím a nemusí čekat na týdenní či měsíční reporty. 

Přesnější analýzy, nižší chybovost

AI eliminuje riziko lidských chyb, ke kterým může docházet při ručním zadávání či zpracování dat a jejich následném vyhodnocování. Identifikuje vzorce, trendy a anomálie, kterých si člověk buď nevšimne, nebo mu bude trvat výrazně déle, než je odhalí. Datové výstupy umělé inteligence jsou zpravidla kvalitnější a více relevantní pro byznysová rozhodnutí, než je tomu v případě klasických analýz. Tato vyšší přesnost napomáhá smysluplnějšímu strategickému plánování a dosahování obchodních cílů.

Úspory nákladů a efektivnější využití lidských zdrojů

Díky AI v informačních systémech zvládnou organizace více práce v kratším čase, aniž by musely výrazně rozšiřovat týmy. Umělá inteligence optimalizuje využití finančních i lidských zdrojů a pomáhá s plánováním výrobních kapacit, skladových zásob či marketingových kampaní. Integrace AI do informačního systému zvyšuje pravděpodobnost návratnosti investice a celkovou konkurenceschopnost firmy.

Praktické využití AI v informačních systémech

Možnosti využití AI nejen v informačních systémech jsou dnes prakticky neomezené. To je dáno jak rozmanitostí samotných informačních systémů, tak raketovým tempem rozvoje umělé inteligence. Přejděme však nyní od teorie k praxi a podívejme se na zcela konkrétní příklady využití AI v informačních systémech.

Malý e-shop: Automatické zpracování faktur

Jako první příklad si můžeme představit malý e-shop, který denně vyřizuje desítky objednávek, zpracovává faktury a eviduje doklady o platbách. Stávající informační systém neobsahuje funkce AI, a tak musí zaměstnanci všechny údaje zadávat ručně a zdlouhavě kontrolovat správnost přiřazení ke konkrétním objednávkám.

Po implementaci několika jednoduchých AI funkcí dokáže informační systém automaticky párovat faktury s příslušnými objednávkami a zaznamenávat náklady v účetní aplikaci. Výsledkem je snížení administrativní zátěže zaměstnanců a chyb při ručním zadávání dat.

Středně velká výrobní firma: Prediktivní analýza a plánování

Jako další praktický příklad můžeme zmínit středně velkou výrobní společnost. Ta při plánování výroby až dosud vycházela z objednávek, historických prodejů a dostupnosti materiálů u dodavatelů. Bez sofistikovaných analýz poptávky se však často potýkala s nedostatečnými zásobami, nadprodukcí nebo neefektivním využitím výrobních kapacit. Pouhé odhady a statické reporty se ukázaly jako nedostatečné pro zachování konkurenceschopnosti.

Po zavedení AI dokáže informační systém analyzovat historická data uložená v informačním systému a sestavovat na jejich základě predikce budoucí poptávky po konkrétních produktech. Výrobu lze tedy plánovat do nejmenšího detailu tak, aby společnosti nevznikaly zbytečně vysoké náklady na skladování, ale aby zároveň neměla problémy s včasným vyřizováním objednávek.

Velká logistická a distribuční společnost: Chytré reporty a dashboardy

Velká logistická a distribuční společnost denně pracuje s množstvím dat z různých kanálů – ať už se jedná o počty doručených zásilek, zpoždění, vytížení vozidel a řidičů či náklady na dopravu. Stávající informační systém všechny tyto údaje pouze shromažďuje, avšak bez AI funkcí a automatizace musí manažeři informace procházet v pravidelných reportech a ručně vyhledávat případné nesrovnalosti.

Tyto nedostatky lze vyřešit jednoduše implementací AI dashboardů s funkcemi automatické interpretace dat. Informační systém může po rozšíření o AI prvky průběžně analyzovat provozní data a samostatně identifikovat anomálie. Veškerá upozornění jsou vedoucím pracovníkům zobrazována v reálném čase prostřednictvím přehledných, personalizovaných dashboardů. Problémy tak lze řešit cíleně a okamžitě, aniž by bylo nutné ručně analyzovat velké množství dat.

Středně velká IT firma: Integrace AI asistenta do informačního systému

Jako poslední příklad si můžeme představit středně velkou IT firmu, která potřebuje zefektivnit práci s daty, vyhledávání informací a také ulevit pracovníkům zákaznické podpory. V současnosti je nutné veškeré informace vyhledávat v systému ručně, což zaměstnance zdržuje od kreativních činností a komplikuje komunikaci.

Integrace AI asistenta do informačního systému zaměstnancům poskytne okamžitý přístup k potřebným datům. Díky použití jazykového modelu si mohou navíc s nástrojem „povídat“ v přirozeném jazyce a zadávat mu konkrétní úkoly (např. „Zobraz všechny otevřené tickety pro klienta X“). Vyhledávání relevantních dat napříč projekty, generování reportů či automatické třídění ticketů helpdesku – to vše zaměstnancům ušetří čas a rozváže ruce pro tvůrčí činnosti, které firmu skutečně někam posouvají.

Kdy dává smysl zavést AI do informačního systému

Pro koho by měla být integrace AI do informačního systému prioritou? Pokud váháte, zda je umělá inteligence klíčová i pro váš byznys, projděte si náš přehled ideálních kandidátů na implementaci AI systémů:

• Organizace s velkým množstvím dat: Výhody umělé inteligence vyniknou nejvíc tam, kde se pracuje s velkými objemy dat (objednávky, zákaznická data, výroba, provozní záznamy, účetnictví, marketing, …). AI pomůže firmám lépe se v datech orientovat a smysluplně je analyzovat způsobem, který podpoří strategické plánování a podnikové řízení.
• Firmy s opakujícími se procesy: AI a automatizace jdou ruku v ruce a pro firmy s velkým množstvím opakujících se procesů představují ideální způsob, jak ulevit klíčovým zaměstnancům od zbytečné administrativy a úkolů bez přidané byznysové hodnoty.
• Organizace usilující o rychlejší a přesnější rozhodování: Hledáte způsob, jak efektivněji vyhodnocovat data v informačním systému za účelem efektivnějšího rozhodování? Uvítali byste analýzy v reálném čase, predikce poptávky či automatická upozornění a doporučení? AI funkce promění vaše stávající statické dashboardy v moderní nástroje pro dynamickou práci s daty a dodají vašemu byznysu nový impulz!

Pokud vaše firma patří do některé z těchto kategorií, může být pro vás ideální volbou implementace AI do informačního systému na míru. To zajistí maximální přizpůsobení funkcí umělé inteligence vašim podnikovým procesům – jedině tak využijete jejich plného potenciálu a hladce je integrujete do provozu vaší organizace.

Jak probíhá implementace AI do informačního systému

Na co se připravit poté, co se skutečně rozhodnete zavést AI do informačního systému? Jak tento proces probíhá a jaké má fáze?

Analýza

Pokud se bavíme o vývoji na míru, musí každý projekt začít analýzou procesů a dat. Analytici ze všeho nejdřív identifikují oblasti, kde může AI nejvíce pomoct. To zahrnuje analýzu stávajících podnikových procesů, pracovních postupů, datových toků a IT infrastruktury. V této fázi je potřeba zjistit, které procesy lze optimalizovat či automatizovat, s jakými daty organizace pracuje a jaké konkrétní problémy má AI vyřešit.

Klienti, kteří ještě nejsou pro vývoj 100% rozhodnutí, mohou napřed zvolit možnost konzultace. My v Think Easy věříme, že takto zásadní rozhodnutí by mělo být promyšlené a mělo by dávat smysl jak po technologické, tak po byznysové stránce. Pokud chcete svůj nápad nejdříve ověřit s experty na AI, domluvte si s námi schůzku, na které vaši situaci důkladně rozebereme a poradíme vám, jak dál.  

Návrh

Poté následuje návrh řešení vycházející ze závěrů analýzy. Je potřeba definovat architekturu systému, požadované AI funkce a způsob zpracování dat. Dále je nutné se zamyslet nad propojením AI s informačním systémem, včetně obsahu a rozvržení dashboardů, nastavení upozornění a doporučení a celkové prezentace AI výstupů koncovým uživatelům.

Vývoj

Po dokončení přípravných prací následuje samotný vývoj a implementace AI funkcí. Vše se musí průběžně testovat a ověřovat, aby AI výstupy byly přesné a použitelné pro reálné scénáře. Provoz softwarového řešení musí být stabilní a spolehlivý, aby se klient nemusel obávat častých výpadků, které by měly negativní dopad na jeho byznys.

Nasazení

Když je jisté, že vše funguje, jak má, přichází na řadu nasazení do provozu (produkčního prostředí). V tomto okamžiku se AI stává nedílnou součástí informačního systému a začíná pracovat s reálnými daty. Systém je průběžně monitorován a optimalizován, což vede k ještě lepší přesnosti a výkonnosti. Řešení je možné postupně rozšiřovat o nové funkce a měnit jej podle potřeb organizace.

Budoucnost informačních systémů s umělou inteligencí

A jaký je výhled do budoucna? Informační systémy se budou nepochybně čím dál více transformovat v aktivní a autonomní platformy. Již nebudou sloužit pouze k evidenci a zobrazování dat, ale naopak budou s daty aktivně pracovat, samostatně je vyhodnocovat a poskytovat zaměstnancům praktické výstupy a doporučení (personalizované pro konkrétní uživatele).

Pokračovat bude jistě také trend automatizace rutinních procesů. Informační systémy s AI funkcemi převezmou odpovědnost repetitivní úkoly, jako je plánování objednávek či řízení skladových zásob. Zaměstnanci se díky tomu budou moct věnovat stále více kreativním, strategickým činnostem s vysokou přidanou hodnotou.

Prediktivní a proaktivní funkce, které jsou dnes konkurenční výhodou, se za pár let stanou novým standardem. Prognózy, simulace možných scénářů a modelace vývoje tržních podmínek budou nedílnou součástí každodenní práce s těmito nástroji. Informační systémy se promění v inteligentní asistenty propojující data napříč odděleními.

Díky prudkému rozvoji jazykových modelů bude čím dál častěji možné komunikovat s informačními systémy přirozeným jazykem. Uživatelé si budou moct s informačním systémem „povídat“ téměř jako s lidským kolegou, klást mu otázky nebo zadávat úkoly – to vše bez pokročilých technických znalostí.

Rozšiřte svůj informační systém o AI s pomocí profesionálů!

Jste již delší dobu přesvědčeni o výhodách AI v informačních systémech, ale nevíte, jak je co nejefektivněji zavést do vašeho provozu? Hledáte profesionálního partnera, který se zorientuje ve vašem podnikovém ekosystému a integruje do něj prvky AI tak, aby to pro vás dávalo smysl? Nebo naopak váháte, zda se využití umělé inteligence ve vašem případě vůbec vyplatí, a máte zájem o odbornou konzultaci?

Přínosů AI v informačních systémech využívá stále více malých i velkých firem a je jasné, že kdo zůstane pozadu, bude mít co dělat, aby své konkurenty dohnal. Asi každý by chtěl s pomocí AI zvýšit efektivitu, produktivitu a akceschopnost, ale zvolit to nejvhodnější praktické řešení nemusí být vždy snadné.

Experti z Think Easy jsou ve světě AI technologií a informačních systémů jako doma a pracují s nimi dnes a denně. Pokud potřebujete svůj nápad s někým napřed probrat, domluvte si s námi nezávaznou schůzku, na které si o vašem projektu můžeme v klidu popovídat. Vyplňte kontaktní formulář a dohodněte se s našimi projektovými manažery na dalším postupu. Rádi vás uvidíme jak online, tak osobně v naší pražské kanceláři!