Digitalizace dokumentů: podnikový software ušetří pracovní síly i peníze

Proměňte hory papírových dokumentů a šanonů v pouhé kliknutí myší. Důvod je jednoduchý. 21. století přeje nejen technologiím, ale dává důraz i na rychlost a přesnost. S digitalizací firmy vám odpadnou zbytečné finanční výdaje na neefektivní práci, zaplněné prostory dokumenty, skončí hledání ztracených faktur a především: budete mít jednou pro vždy ve vašem podnikání přehled. 

Digitalizace dokumentů není jen technologickým trendem, ale klíčem k efektivitě a úspěchu vaší firmy. Proč se vyplatí investovat do této přeměny a pořídit si pomocníka v podobě výkonného softwaru? Ocení to nejen firma, ale i její zaměstnanci. Zajímá vás víc? Čtěte dál. V článku na vás čekají užitečné tipy.

Výhody digitalizace dokumentů

Proč se firmě vyplatí přistoupit na digitalizaci dokumentů? 

Velká úspora času a nechybovost: Hodina sem, hodina tam. Najednou uplynula vašemu zaměstnanci pracovní doba a on přitom naťukal pouze několik faktur do počítače? Toho už se s digitalizací vaší firmy bát nemusíte. Právě digitalizace, vytěžování či konvertování faktur je jedna z velkých výhod pro firmu, která jejím zaměstnancům šetří nejen čas, ale i předchází možné chybovosti. Práce tak může být mnohem efektivnější.

Ušetřené peníze: Automatizace a elektronické zpracování dat snižují náklady spojené s papírovou dokumentací, fakturací, skladováním a manuální prací zaměstnanců. Ušetřené peníze díky ní mohou být investovány do jiných oblastí rozvoje firmy. Tím navíc pro firmu získáte konkurenční výhodu. 

S horami papírů je konec: Digitální dokumenty nevyžadují skladování ve fyzických prostorách. Můžete tak dát sbohem přeplněným skladům, šanonům i stolům pod horami papíru. Díky digitalizaci k dokumentům navíc získáte přístup odkudkoliv a hlavně kdykoliv. 

Bezpečnost na prvním místě: Elektronická ochrana dokumentů je rozhodně snazší a hlavně bezpečnější variantou, než ta fyzická. Ať už jde o ochranu citlivých informací nebo jednoduché dohledání přesně toho, co potřebujete, aniž byste se museli přehrabovat v papírech či bát o jejich ztrátu. Software na digitalizaci je vždy aktuální a vše automaticky zálohuje. O bezpečí uložených dokumentů už se jednou pro vždy nemusíte starat vy, ale takový gigant, jako je AWS, který si může dovolit datová centra v podobě velkých trezorů. AWS (Amazon Web Services) jsme partnerem a za jeho funkčnost a bezpečnost ručíme.

Snadné vyhledávání: V digitalizovaných dokumentech můžete i snadno vyhledávat. Z pohledu Cloud Native zmiňme například službu Amazon OpenSearch Service. Ta umožňuje indexovat opravdu velké objemy souborů, což zajistí rychlé a efektivní vyhledávání v dokumentech. Navíc je plně škálovatelná, což znamená, že může růst s vašimi potřebami. Tuto službu lze navíc snadno integrovat s dalšími službami AWS. 

Elektronické podepisování: Elektronické podepisování výrazně urychluje procesy, které by jinak vyžadovaly fyzické podpisy, poštovní služby nebo osobní setkání. Dokumenty mohou být podepsány a vráceny v řádu minut. S tím může pomoci například nástroj DigiSign. Můžete si být navíc jistí, že váš elektronický podpis bude splňovat směrnici eiDAS a vše budete mít v pořádku. (Směrnice stanovuje právní rámec pro elektronické podpisy a certifikační služby na evropské úrovni.)

Uchování navždy: Uchovejte veškeré dokumenty, klidně pro následující generace. I s tím si nástroje na digitalizaci poradí. V rámci vývoje Cloud Native zmiňme ještě uchování dokumentů pomocí AWS S3 a jeho specifické služby AWS S3 Glacier Deep Archive. To se řadí mezi jedno z nejlevnějších úložišť na trhu, což je ideální pro dlouhodobé uchovávání dat. Nabízí také mimo jiné možnost hromadného obnovení dat pro případy, kdy potřebujete přístup k velkému množství archivovaných dokumentů. Mezi funkcionalitu této služby patří i AWS S3 Lock, který mimo jiné umožňuje aplikovat neodstranitelné ochrany na objekty a pomáhá zajistit, že data nebudou neúmyslně nebo záměrně změněna či smazána. 

Překážky firem v digitalizaci dokumentů

Digitalizace firmy je proces, který může přinést společnosti mnoho výhod a zároveň čelit různým překážkám. Jaké firmy řeší nejčastěji? A proč se jich není třeba obávat? 

Zvyk je železná košile: Zaměstnanci mohou být zvyklí na tradiční papírové procesy a mohou se zdráhat přejít na digitální systémy. Jak se říká: Zvyk je železná košile. Svou roli hraje i strach z neznámého. Jsme si ale jistí, že jakmile se zaměstnancům uvolní ruce k efektivnější a často i zábavnější práci, digitalizaci ocení. Pomůže i zaškolení, které můžeme v rámci vybudování softwaru na digitalizaci poskytnout. 

Investice: Počáteční náklady na digitalizační software mohou být vysoké. Během krátké chvíle ale pocítí všichni ve firmě velkou úlevu. Mimo jiné právě digitalizace dokumentů přinese časem ušetření financí.

Technologická výzva: Integrace digitalizačních řešení s existujícími systémy a aplikacemi může být složitá a časově náročná. Vy si s ní ale nemusíte lámat hlavu. Náš tým vývojářů z Think Easy s vámi projde vše od A do Z a systém navíc přizpůsobí vašim představám. Od designu po specifické funkcionality. 

Bezpečnost a ochrana dat: Mnoho firem se obává kybernetických hrozeb. Digitalizace dokumentů opravdu může zvýšit riziko kybernetických útoků a úniků dat. Ne však v případě, že je prováděna odbornou firmou, která využívá jen ty nejdůvěryhodnější dodavatele a zdroje k vystavění opravdu bezpečného softwaru. S jistotou můžeme říci, že se mezi ně v Think Easy řadíme.

Změny v procesech: Digitalizace často vyžaduje revizi a optimalizaci stávajících pracovních postupů, což může být časově náročné. Je to ale čas, který se firmě vrátí a zefektivní její interní procesy. 

Investice do digitalizace se brzy vrátí

Jak už jsme psali, nejdříve budete muset do softwaru, který řeší digitalizaci dokumentů, investovat. Ale pokud spolupracujete s odborníky, kteří umí vaše potřeby dobře zhmotnit do softwaru, jako třeba v Think Easy, přesně víte, za co platíte a v čem je přidaná hodnota. 

Podívejme se ještě na rozdělení návratnosti podle velikosti a typu firmy. Menší firmy mohou zaznamenat rychlejší návratnost investic kvůli nižším počátečním nákladům a rychlejšímu přizpůsobení. Naopak firmy, které pracují s velkým množstvím dokumentů, jako jsou právní kanceláře, zdravotnické zařízení nebo třeba finanční instituce, mohou mít z digitalizace větší užitek. Nezapomeňte se také podívat na různé typy dotací, které jsou pro podniky nabízeny. 

Řešení na míru se vyplatí

Přemýšlíte, jestli se vám vyplatí investovat do softwaru na míru nebo zvolíte firemní hardwarovou infrastrukturu s lokálním hostingem? Tzv. krabicové řešení je nepřizpůsobivé a stojí zbytečné peníze. Investice do systému na míru se vám vrátí maximálně do dvou let a v těch dalších už s firmou systém jen roste. 

Software na míru je navržen přesně podle potřeb vaší firmy. To znamená, že může obsahovat funkce a vlastnosti, které přesně odpovídají vašim procesům a pracovním postupům. Umožňuje navíc snadno přidávat nové funkce nebo upravovat stávající, pokud se potřeby firmy změní. Řešení na míru navíc může být navrženo tak, aby se bez problémů integrovalo s vašimi stávajícími systémy a aplikacemi, což usnadňuje přenos dat a zajišťuje hladkou spolupráci.

Krabicová řešení nabízejí standardní bezpečnostní opatření, která nemusí být dostatečná pro specifické bezpečnostní požadavky vaší firmy. Proto je nepokládáme za dostatečně bezpečná. 

_{^{I když může mít software na míru vyšší počáteční náklady, jeho přínosy v oblasti efektivity, bezpečnosti a podpory často převáží nad těmito náklady v dlouhodobém horizontu. Krabicová řešení v sobě navíc často skrývají dodatečné náklady na přizpůsobení, školení a podporu, čímž mohou zvýšit celkové náklady na vlastnictví.}}

Šetřete životní prostředí

Digitalizace dokumentů může významně přispět také k ochraně životního prostředí. Snižuje potřebu tisku a kopírování dokumentů, což vede k nižší spotřebě papíru. Méně spotřebovaného papíru ale znamená i nižší poptávku po dřevě, což může přispět k ochraně lesů a snižování odlesňování. 

Nezapomínejme ale ani na náplně do tiskáren. Snížením počtu tištěných dokumentů přispějeme k nižší spotřebě inkoustu a tonerů, které jsou často vyráběny z neobnovitelných zdrojů a jejich výroba a likvidace má negativní dopad na životní prostředí. 

V neposlední řadě zmiňme ještě například dopady na dopravu. Digitalizované dokumenty mohou být snadno sdíleny a přenášeny elektronicky, což snižuje potřebu fyzické dopravy dokumentů mezi různými místy. Vaše dokumenty máte jednoduše vždy tam, kde je potřebujete. Bezpečně elektronicky uložené. Podpořte udržitelný rozvoj vaší firmy i vy.

Zajímá vás téma digitalizace více? Přečtěte si o digitalizaci ve službách nebo v účetnictví na našem blogu. 

Digitalizujeme i vaši firmu

Chybí vám ve vašem podnikání nástroj na snadnou digitalizaci dokumentů, ale nechcete se spokojit s žádným univerzálním řešením, které nebude umět vše, co potřebujete? Vyvineme vám software na míru. 

Na trhu jsme 7 let a máme bohaté zkušenosti. Naše služby jsou široké, proto se na nás neváhejte obrátit. Vyvineme váš unikátní systém s pečlivostí a nadšením, jako by byl náš vlastní. Navíc nám můžete koukat pod ruce, abyste nad vším měli kontrolu.