Digitalizace účetnictví je základ pro úspěch firmy. Hoďte papír za hlavu!

Nejspíš jste už zachytili, že od ledna 2025 vstupuje v platnost nový zákon o účetnictví. Byl opravdu potřeba. Ten současný pochází z roku 1991 a v praxi se za tu dobu hodně věcí změnilo. Jedna ze zásadních novinek je digitalizace účetního systému. Pro firmy skvělá zpráva. Uvolní ruce svým zaměstnancům, kteří se budou moci věnovat poradenství a dalším užitečným věcem, jež zlepší prestiž podniku a udrží tempo s konkurencí, nebo jí dá vale. Jakým způsobem můžete posunout svoji firmu vpřed? Stále si myslíte, že papír a šanony jsou nejbezpečnějším místem pro uchování vašich dat? Vysvětlíme vám, proč je opak pravdou. A jak digitalizovat svoji firmu tak, abyste byli v klidu a dosáhli jste co největšího účinku. 

Digitalizace firmy je nutností 21. století. Možná se tomu stále bráníte, ale čím déle setrváváte na místě, tím více ukrajujete ze svého zisku. Je překvapivé, že malé a střední firmy po digitalizaci spolu s umělou inteligencí veřejně uvádějí navýšení zisku až o 70 procent, přitom je v Česku stále většina těch, které stále dávají přednost papírové podobě. 

O co přicházíte, pokud nedigitalizujete?

  • Obrovskou úsporu času. Ťukání faktur do systému, odškrtávání hotových věcí a nekonečnému zakládání papírů do šanonů už skutečně odzvonilo. 
  • Větší zisk. Aplikacemi s podporou umělé inteligence nejen urychlíte procesy, ale dokážete spoustu věcí předvídat. To vám přinese nové nápady, postupy a tím pádem více peněz na váš firemní účet.
  • Náskok před konkurencí. I když se digitalizace dostává v Česku ke slovu pomaleji, než za našimi hranicemi, vaše konkurence na ní pracuje. Jde o delší proces, který potřebuje čas. Opravdu chcete zaspat?
  • Možnost nechat svoji firmu růst. Mít zaměstnance k rutinním zápisům do počítače vás snad ani nemůže bavit. A je také ne.
Digitalizace v účetnictví
Digitalizace v účetnictví

Proč je důležitá digitalizace v účetnictví (a nejen tam)? 

  • Menší chybovost. Stroj zpravidla nic nepřehlédne. Únava nehrozí. Je mu jedno, jestli faktur, dodejek a dalších dokumentů bude deset, nebo dva tisíce. Ke všem přistoupí se stejnou pečlivostí. 
  • Snadný přístup k aktuálním datům. Díky automatickým procesům je vše rychlejší a vy máte výkaz o svých reálných finančních tocích stále k dispozici.
  • Rychlá data a analýza. Potřebujete něco zjistit? S pomocí aplikací to víte prakticky hned. Údaje o klientech, vystavených i přijatých fakturách, splatnosti faktur, penále, co je na skladě a tak dále. Zadáte parametry pro analýzu a počítač vám z kvanta dat dodá výsledek.
  • Větší efektivita práce. Vaše procesy se zautomatizují, lépe vyhodnotíte výkonnost týmu a nasměrujete je na pozice, kde jsou třeba. 
  • Optimalizace nákladů. Papírové účetnictví vás něco stojí. Toto odpadne. Stejně tak nebudete muset řešit navýšení nákladů ve spojení s větší chybovostí. 
  • Snadnější komunikace se zákazníky. Díky rychlejším procesům budete s klienty komunikovat profesionálněji a s úsměvem, což prospěje vašim obchodním vztahům a třeba se zvýší i počet uzavřených smluv. 
  • Možnost práce na home office. S digitalizovanými daty pomocí aplikací mohou pracovat lidé i tzv. na dálku, což je někdy nutností nebo vítaným firemním benefitem.

Se změnou myšlení pomohou odborníci

Naprosto chápeme, že pro jasné rozhodnutí: “Ano, budeme digitalizovat,” potřebujete pádné argumenty a plán vývoje. Na to nemůžete být sami. Existují sice semináře, online kurzy či aplikace, které radí, na co byste se měli zaměřit apod., ale převést firmu do digitálního světa potřebuje někoho, kdo to udělá. Někoho, kdo vaši firmu zanalyzuje, odhalí slabá místa, určí plán vývoje a k tomu všemu má odbornost podpořenou již úspěšnými projekty. Doporučujeme oslovit experty z Think Easy, kteří se specializují na webové, mobilní a desktopové aplikace s využitím dalších nástrojů. 

Udělají rozbor procesů ve vaší firmě a pokud jde třeba o účetnictví, nedávno u jednoho klienta vyvinuli zcela nový fakturační systém, který určitě budete potřebovat  Mrkněte na pár základních funkcí, které může umět i ten váš. 

  • faktury se vystavují automaticky dle plánu 
  • jednorázová fakturace s možností přepočtu DPH a dalšími nástroji
  • faktury se automaticky synchronizují s účetním systémem
  • rozlišení faktur podle zadaných kritérií
  • automatické vystavení pokut či nedoplatků z nezaplacených faktur
  • hromadné vystavení faktur během okamžiku
  • nahrání faktur do banky pouze jedním klikem
  • fakturace podle různých proměnných, které zadáte do systému
  • automatické rozesílání faktur se zpětnou reakcí o doručení
Jak zdigitalizovat účetnictví?
Jak zdigitalizovat účetnictví?

Využijte své účetní jako poradce

Digitalizace automaticky neznamená ztrátu zaměstnání. Zásadou je, aby člověk ovládal stroj a využil jeho předností k širší nabídce klientům. A to v dnešní době rozhoduje. V účetním oboru se zákazníci potřebují zorientovat v mnoha pravidlech, nařízeních, posoudit specifika svého podnikání, a to stroj neumí. Proto když spolu s digitalizací budete pravidelně proškolovat své zaměstnance a spolupracovníky, jen na tom vyděláte. Můžete snadněji zavádět nové produkty a tím překvapit konkurenci.  

Elektronická podoba je nutností

Znáte to. Chcete měsíční uzávěrku – a zase ji dodali pozdě. Navíc by možná bylo dobré ji ještě zkontrolovat. Pídíte se po tom aktuálních finančních tocích. Toho se zbavíte. Digitální účetnictví zpracováváte online, v okamžiku vzniku máte jako na dlani všechny faktury, přesně víte, kdy co zaplatit, které faktury jsou po splatnosti, výši penále, vidíte pohyby na skladu, znáte svoje cash flow a tak dále. A podle toho děláte úpravy ve finančním plánu.  Mít papírové účetnictví je jako chodit s každým příkazem osobně do banky. Stojí to peníze a bere čas.

Investice do digitalizace se vám vrátí

Ano, nejdříve budete muset do vývoje systému a aplikací investovat. Ale pokud spolupracujete s odborníky, kteří umí vaše potřeby dobře zhmotnit do softwaru, jako třeba v Think Easy, přesně víte, za co platíte a v čem je přidaná hodnota. Ostatně už jsme to v článku zmiňovali: malé a střední podniky hlásí po digitalizaci více než 60 nárůst zisku. Navíc pro ně existují různé finanční podpory ve formě dotací.

Volejte: +420 775 409 077
Pište: matej@thinkeasy.cz

Matěj Schuh
Obchodní ředitel a Cloud konzultant

Každá firma potřebuje dobře fungující IT mozek, v němž AI hraje svoji úlohu. Matěj z Think Easy vás vyslechne a spolu s týmem navrhne možnosti, fáze vývoje, klidně i financování či marketing. Už při prvním setkání s ním víte, že jste narazili na silného parťáka, kterého baví komunikace s lidmi i noření se do světa IT novinek. Think Easy totiž založil ještě jako student na Fakultě informačních technologií ČVUT a skvěle šlape dodnes. Určitě oceníte, že jako certifikovaný Solution Architect Associate pro AWS se specializuje na Cloud Native svět, který je zásadní při vývoji softwaru. 

Data jedině na cloudu a systém na míru. Zaplatíte méně a jste flexibilnější

Tak jako se papírové zápisy propadají do minulosti, stejné je to s firemní hardwarovou infrastrukturou s lokálním hostingem. Důvody jsou jednoduché. Tzv. krabicové řešení je nepřizpůsobivé a stojí zbytečné peníze. Investice do systému na míru se vám vrátí maximálně do dvou let a v těch dalších už s nimi jejich “digitální dítě” jen roste. Rozvíjíte ho přesně podle svých potřeb, reakcí konkurence a platíte jen za daný objem dat. 

Aplikace založené na Cloud Native vám čas na údržbu zkrátí na minimum. Jsou lehce škálovatelné, změna se projeví takřka okamžitě a data zde jsou chráněna v co nejvyšší možné míře. Brzy ve svém účetním systému uvidíte, že se vám to vyplatí. 

Na nic nečekejte. Digitalizujte hned teď

Nechte si poradit od IT specialistů a převést svoji firmu do 21. století. Vytvořit ERP a CRM systém, digitalizovat účetnictví i další procesy ve firmě. V Think Easy vám vše navrhnou na míru. Neváhejte a udělejte další krok k úspěšné budoucnosti vaší firmy.