Kolik stojí procesní analýza?

Podařilo se vám v průběhu let úspěšně rozvinout váš byznys, ale máte pocit, že vaše základní organizační struktura zůstala víceméně beze změny? Přerůstají vám podnikové procesy přes hlavu a ztrácíte přehled o tom, jak se ve vaší firmě co dělá? Nejste spokojení s efektivitou konkrétních činností a chtěli byste přijít na to, kde je zakopaný pes? Vypadá to, že je čas na důkladnou procesní analýzu!

Analýza podnikových procesů je prvním krokem na cestě k maximální efektivitě práce, optimálnímu využití firemních prostředků a dosahování byznysových cílů. Pokud chcete něco skutečně změnit, musíte napřed znát současný stav, definovat si požadovaný stav a vytvořit mezi nimi most v podobě konkrétního akčního plánu. Možná, že jste už pro analýzu procesů dávno rozhodnutí, ale nejste si jistí, kolik to celé vlastně stojí. V dnešním článku se proto na procesní analýzu zaměříme z hlediska ceny. Podíváme se, jaké faktory mají na cenu vliv, co lze udělat pro maximální úspěšnost procesní analýzy a jaký je její průběh. Čtěte dál a dozvíte se vše o tom, kolik stojí procesní analýza!

Co je procesní analýza a proč je pro firmy důležitá?

Významu a přínosům procesní analýzy jsme se dopodrobna věnovali v jednom z našich předchozích blogových článků, takže nyní pouze stručné shrnutí: Procesní analýza je interní audit podnikových procesů, který vám prozradí, jak efektivně se ve vaší firmě věci dělají. Odhalí slabá místa v organizaci pracovních postupů a činností, upozorní na nedostatečnou komunikaci mezi jednotlivými odděleními a napoví vám, kde to lidově řečeno „vázne“. Důkladná procesní analýza je základním předpokladem konzistentního dosahování obchodních cílů a plnění byznysové strategie.

Analýza procesů přináší firmám celou řadu výhod. Umožňuje smysluplnější alokaci vnitropodnikových prostředků, efektivní řízení zaměstnanců a optimální využití zdrojů. Poznatky získané touto cestou vám pomohou při automatizaci a digitalizaci rutinních činností, snížení chybovosti nebo zavádění nových celopodnikových systémů. Platí zkrátka, že přesné plánování a sledování procesů je možné jedině tehdy, jsou-li tyto procesy detailně zmapovány a popsány. Procesní analýza vám dá do ruky právě takovou mapu, s jejíž pomocí se v leckdy nepřehledné struktuře procesů a činností hravě zorientujete a dosáhnete požadovaného zlepšení.

Jak se cena za procesní analýzu účtuje?

Odhadnout finanční náročnost procesní analýzy předtím, než se analytici podrobněji seznámí s uspořádáním a fungováním dané firmy, je vždy ošemetné. Míst, kde může dojít k neočekávanému prodražení nebo jiným komplikacím je tolik, že každý odhad je nutno brát jen jako velmi přibližný. Z tohoto důvodu se procesní analýza nejčastěji účtuje hodinovou sazbou.

Výše této sazby závisí na zkušenostech a odbornosti oslovených analytiků a na povaze prováděných činností. Abychom byli alespoň trochu konkrétní, obvykle se jedná o částku od 2 000 do 5 000 Kč za hodinu, v případě Think Easy je to 2 500 Kč / h.

Takové částky se na první pohled mohou zdát poměrně vysoké, ale je třeba mít na paměti, že se jedná o dlouhodobou investici s obrovským potenciálem návratnosti v podobě vyšších zisků, rozšíření byznysu na další trhy nebo do dalších odvětví a provozních i personálních úspor. Při správném a důkladném provedení vám procesní analýza dopomůže k jasně definované organizační struktuře, která nebude závislá na konkrétních lidech. Jednoznačně popsané role, odpovědnosti a úkoly vám umožní v případě nutnosti měnit i klíčové lidi a nahrazovat je novými zaměstnanci bez zdlouhavého zaškolování atd.  

Jaké faktory mají vliv na cenu procesní analýzy?

Už jsme si řekli, že přesně odhadnout cenu procesní analýzy předem je prakticky nemožné. Můžete si ale udělat alespoň přehled o hlavních faktorech, které cenu nejvíce ovlivňují.

Rozsah

Chcete rozebrat svou organizační strukturu takříkajíc „do posledního šroubku“, nebo vám stačí zaměřit se jen na určitou skupinu procesů? Analýza jednoduchých pracovních postupů (např. onboarding nových zaměstnanců) vás pochopitelně vyjde levněji než rozsáhlé operace zahrnující více oddělení (např. optimalizace dodavatelského řetězce). Pokud se rozhodnete vzít to takzvaně „z gruntu“ a překopat celou firemní hierarchii, bude náročnost časové i finanční investice mnohem vyšší, než když potřebujete vyladit jenom pár detailů. Náročnější investice do celkové procesní analýzy se ovšem zpravidla vrátí – zejména plánujete-li opravdu skokový posun, jakým je například zdesetinásobení obratu nebo expanze na zahraniční trhy. Různě velké firmy jsou zkrátka různě vyspělé z hlediska svých procesů, a tomu je nutné rozsah procesní analýzy přizpůsobit.

Míra komplexity

Cena není určována pouze rozsahem, ale také hloubkou (komplexností) analýzy. Bude-li vaším zadáním pouze identifikovat problematická místa procesů (tzv. bottlenecky) bez dalších rozborů, zaplatíte méně, než když budou analytici muset provádět sběr dat, časové studie, prototypy procesů a simulaci různých scénářů, potažmo vypracovávat další materiály a písemné výstupy. Roli hraje také to, zda se na začátku provádí revalidace/aktualizace již zpracovaných analýz, nebo zda je to hned první krok, který bude nutné provést (v tomto ohledu může pomoct ISO dokumentace vyhotovená v minulosti, je-li k dispozici).

Do konečné ceny se promítne i to, zda se provádí jak AS-IS analýza, tak TO-BE analýza, nebo pouze jedna z nich. AS-IS analýza popisuje současný stav – v podstatě „diagnostikuje“ vaši společnost z hlediska provozní efektivity. Někdy si firmy zaplatí pouze tuto část, protože jim zatím stačí odhalit slabá místa a na implementaci změn nejsou připraveny. TO-BE analýza se zaměřuje na inovace a návrh nových pracovních postupů. Například u startupů, jejichž organizační struktura nedosahuje takové složitosti jako u větších společností, je možné přejít rovnou k TO-BE analýze a nezabývat se příliš současným stavem.

Délka projektu

Vzhledem k nejčastějšímu modelu platby za procesní analýzu (hodinová sazba) se finální cena odvíjí hlavně od doby trvání. V ideálním případě by práce měly probíhat co nejintenzivněji a s častými schůzkami, aby se projekt zbytečně neprotahoval a aby analytici měli všechny potřebné informace v čerstvé paměti. U menších firem s jednoduchými procesy, malými týmy a minimální dokumentací může procesní analýza trvat zhruba 2 až 4 týdny. Středně velké firmy s pokročilejšími procesy a částečnou automatizací budou muset počítat s 1 až 3 měsíci. A v případě velkých společností se značně rozsáhlými procesy, náročnými regulačními požadavky a pokročilou automatizací může vše trvat 3 až 6 měsíců.

Množství revizí a přepracování

Častým zádrhelem procesní analýzy je to, že se naplánuje, rozpracuje a vzájemně odsouhlasí určité opatření, navrhnou se konkrétní změny, a bohužel teprve poté se přijde na to, že změny z nějakého důvodu nelze implementovat, případně vyjdou na povrch dosud neznámé okolnosti komplikující celý proces. To samozřejmě vede ke zdržení prací a navýšení nákladů. Ani pro jednu stranu to není nic příjemného, proto je potřeba výskyt těchto situací co nejvíce minimalizovat důkladnou přípravou analýzy (viz následující část). Na druhou stranu i přes případné mírné prodražení vás na konci čekají všechny výše zmíněné přínosy procesní analýzy, takže se rozhodně nejedná o důvod, proč z procesní analýzy vycouvat.

Co udělat pro to, aby procesní analýza byla úspěšná?

Dobrou zprávou je, že úspěšnému průběhu procesní analýzy můžete jít do značné míry naproti. Jestliže svou firmu (myšleno své lidi) na analýzu dobře připravíte a poskytnete najatým analytikům maximální součinnost, výrazně zvýšíte pravděpodobnost, že se vám vaše investice vyplatí a skutečně vám pomůže dosáhnout vytyčených byznysových cílů. Stačí se držet několika jednoduchých zásad.

Definujte jasný cíl

Procesní analýza je vždy cestou k určitému cíli. Aby bylo možné jej dosáhnout, musí být od samého začátku dostatečně jasně definován. Co je vaší hlavní prioritou: Snížení provozních nákladů? Zajištění souladu s právními požadavky vašeho odvětví? Zvýšení obratu? Zavedení nových rolí a pozic pro expanzi na nové trhy? Buďte konkrétní a vyhněte se nicneříkajícím a všeobecným formulacím typu „celkové zlepšení procesů“. Nezapomeňte, že úspěch či neúspěch musí být měřitelný. Je proto dobré, aby váš cíl byl zároveň kvantifikovatelný (např. zkrácení výrobní doby o 20 %, provozní úspory v důsledku automatizace 30 % atd.). Musíte mít zkrátka jasnou a objektivní metriku, podle níž budete moct výstup procesní analýzy vyhodnotit.

Zapojte všechny zainteresované lidi

Řízení a zavádění změn v každé firmě závisí v první řadě na lidech. Můžete si sice „od stolu“ vysnít ty nejchytřejší inovace a super nápady pro zlepšení fungování vaší firmy, ovšem pokud pro ně nezískáte zainteresované osoby (ty, kterých se změny prakticky dotknou), vaše plány zůstanou pouze na papíře. Do procesu inovace musíte aktivně zapojit členy vedení, střední management i řadové zaměstnance. Důležité je slovo „aktivně“ – jsou to totiž právě samotní účastníci podnikových procesů, kteří mohou analytikům poskytnout ty nejhodnotnější informace a postřehy z každodenní praxe. Novou podobu procesů nelze „narýsovat“ výhradně v kancelářích konzultantů nebo vysoce postavených manažerů – takové plány by byly odtržené od reality a nikdy by nemohly vést ke hmatatelnému lepšení. Klíčem k úspěchu je co nejvíce mluvit se všemi, kteří mají k procesům co říct, a zejména vysvětlovat jim význam a nutnost prováděných změn tak, aby je dokázali přijmout a nebojkotovali vaše úsilí.

Nebojte se dat

Shromažďování kvalitativních dat (výše zmíněné rozhovory se zapojenými osobami) musí být doplněno i o takzvaná „tvrdá“ data. Pokud vaše stávající procesy obsahují slabá místa, měla by vás na to kromě zaměstnanců upozorňovat také čísla. Úzká hrdla (bottlenecky) lze identifikovat pomocí časových studií, analýzy nákladů nebo nástrojů pro procesní mining. Na základě dat pro vás mohou navíc analytici simulovat různé budoucí scénáře, modelovat predikce obratu a dalších ukazatelů nebo stanovovat realistické obchodní cíle.

Buďte realističtí, ne idealističtí

Když se člověk naplno ponoří do modelování požadovaného stavu a organizační struktury firmy, může se snadno nechat unést idealistickými očekáváními a vidinou fantastických úspor či zisků. Špetka idealistického „drajvu“ určitě neuškodí, ale vždy je potřeba zůstávat nohama pevně na zemi a usilovat pouze o cíle, kterých je realisticky možné dosáhnout. Na papíře vše vypadá mnohem přímočařeji než ve skutečnosti a snadno se zapomene na omezení, s nimiž se vaše firma může potýkat. Výstupem procesní analýzy by měla být implementovatelná řešení, která budou fungovat v reálném světě s reálnými lidmi a jejich nedostatky, nikoli ve smyšleném „perfektním“ světě. Doporučení vycházející z procesní analýzy proto musí zohledňovat finanční, technické a personální limity dané organizace.

Jak probíhá procesní analýza?

Průběh procesní analýzy závisí do značné míry na dané firmě, její velikosti, rozpočtu, míře digitalizace a spoustě dalších faktorů. I přesto existuje několik fází, které jsou obvykle společné každé procesní analýze. Podívejme se proto blíže na to, do jakých činností bude vaše investice směřovat.

Krok 1: Definování cílů

Než se odhodláte k takové investici, jakou může být procesní analýza, je mimořádně důležité ujasnit si, co přesně od ní očekáváte. Chcete své procesy analyzovat komplexně napříč odděleními? Nebo se chcete zaměřit pouze na jednu specifickou část vaší podnikatelské činnosti? Jde vám primárně o optimalizaci stávajícího provozu, nebo se chystáte na velkou expanzi do zahraničí a potřebujete vytvořit zcela nové procesy a role?

Pokuste se co nejvíce jednoznačně definovat, jakých cílů chcete procesní analýzou dosáhnout, koho všeho se ve vaší firmě bude týkat a kdo bude muset poskytnout součinnost. Stanovte si předem klíčové ukazatele výkonu (KPI), podle kterých budete následně úspěšnost procesní analýzy měřit. Jedině tak uděláte vše pro maximální návratnost své investice a zajistíte, aby vynaložené úsilí a čas nepřišly nazmar.

Krok 2: AS-IS analýza

Následuje analýza současného stavu neboli AS-IS. V této fázi probíhá shromažďování informací od zaměstnanců, podkladů, dokumentace a údajů z podnikových systémů. Metody mapování procesů, jako jsou procesní diagramy vytvořené pomocí notace BPMN, umožní analytikům zorientovat se v rozdělení odpovědností a rolí. Tyto diagramy jsou grafickým znázorněním toků aktivit, informací, dat a zdrojů a pomáhají identifikovat problematické body (bottlenecky).

Jak jsme již zmínili, nejlepší je kombinovat shromažďování kvalitativních a kvantitativních údajů. Komunikace se zainteresovanými osobami je klíčová, protože jsou to právě samotní účastníci, kteří znají procesy detailně zevnitř, jsou s nimi každý den ve styku a přesně vědí, co v praxi funguje a co ne. Aby si však analytici mohli udělat celkový obrázek, potřebují mít k dispozici také co nejvíce čísel a tvrdých dat. Ta lze získat z podnikových systémů, výroby, účetnictví nebo analytických nástrojů, pokud se ve firmě již používají. 

Krok 3: Identifikace slabých míst a nedostatků

Přehled o celkovém fungování společnosti z předchozího kroku umožní následné vyhodnocení na základě osvědčených postupů (best practices) nebo oborových benchmarků. Analytici jednoduše vezmou současný stav (jak se věci dělají nyní) a porovnají ho s určitými standardy pro dané odvětví (jak by se věci dělat měly).

Dejme tomu, že AS-IS analýza zjistí průměrnou dobu vyřizování objednávek od příjmu až po předání zboží doručovací službě 20 hodin. Oborový benchmark (hodnota zprůměrovaná podle nejvýkonnějších společností v daném odvětví – v tomto případě eCommerce) však udává jako optimální dobu pouze 10 hodin. Analytici pak mohou nahlédnout do procesních diagramů a projít si postup vyřízení objednávky krok za krokem. Jejich úkolem je hledat slabá místa tohoto konkrétního postupu a navrhnout taková opatření, která firmě umožní zkrátit dobu vyřízení objednávky například o 40 %, aby se co nejvíce přiblížila požadovanému benchmarku. Může se přijít třeba na to, že největším bottleneckem je ruční ověřování plateb a že automatizace tohoto kroku by celý proces výrazně zkrátila. Obdobným způsobem analytici postupují i v dalších oblastech.

Krok 4: TO-BE model

V tomto kroku přichází na řadu modelování požadovaného budoucího stavu. Aby bylo možné dosáhnout znatelného zlepšení a skutečných inovací, měl by se požadovaný stav vyznačovat alespoň některým z následujících rysů:

• Automatizace a digitalizace (pro repetitivní činnosti nevytvářející přidanou hodnotu)
• Standardizace a dokumentace (procesy by měly být jasně popsané a zcela nezávislé na konkrétních lidech – výsledkem je snazší onboarding nových zaměstnanců, kratší doba zaškolování na nových pozicích, …)
• Zeštíhlení (nový proces by měl být očištěný o zbytečné nebo duplicitní kroky a měl by fungování firmy zjednodušovat, nikoli komplikovat)
• Jasné rozdělení odpovědností a rolí (každá role musí mít jasně definované, jaké jsou její odpovědnosti a co přesně je náplní její práce)

Budoucí stav je potřeba si vzájemně potvrdit se všemi zainteresovanými osobami a případně jej otestovat na prototypu nebo v pilotní fázi.

Krok 5: Implementace a monitorování

Když je vše detailně popsáno, zmapováno, zdokumentováno a navrženo, zbývá už „jen“ příslušné změny implementovat a následně monitorovat. Použití uvozovek je rozhodně na místě, protože tento krok je tím nejobávanějším a nejzrádnějším. Teprve nyní se ukáže, zda jsou výstupy procesní analýzy proveditelné, realistické a použitelné v praxi.

Zaměstnanci musí nové nastavení procesů a rozdělení rolí přijmout a sžít se s ním. Od vedoucích pracovníků se očekává, že budou změny efektivně komunikovat a pomáhat při jejich zavádění do každodenní praxe. Dochází-li i k technologickým změnám (např. přechod na nový informační systém), je potřeba počítat se školeními pro zaměstnance. Určité obavy jsou pochopitelné, avšak pokud jste se na procesní analýzu nachystali podle výše doporučených zásad, můžete být klidní – průběžné zapojení všech zainteresovaných osob zajistí vynikající připravenost na změny a ochotu přijmout nové procesy.

Po úspěšné implementaci už vám nezbývá než trpělivě monitorovat efektivitu nových opatření a sledovat, zda vám pomáhají k dosažení vytyčených cílů. Správně nastavené metriky vám poskytnou přehled o úspoře provozních nákladů, vyšších prodejích, míře konverzí nebo úspěšnosti marketingových kampaní. Klidně se ale ptejte na zpětnou vazbu i samotných zaměstnanců a manažerů, diskutujte s nimi a zajímejte se o to, jak se jim v novém podnikovém prostředí pracuje. Ať už byl váš cíl jakýkoli, nezapomeňte pravidelně měřit a vyhodnocovat, jak moc jste se k němu přiblížili!

Kolik stojí procesní analýza u Think Easy?

Pokud si zadáte procesní analýzu u Think Easy, můžete si udělat velmi přibližnou představu o ceně podle následující tabulky:

Velikost firmy	Priority	Orientační cena
Startup	Škálovatelnost, onboarding a nábor, zkrácení vývojových cyklů produktů, sledování finančních toků, …	100 000 až 200 000 Kč
Středně velká firma	Automatizace repetitivních úkolů, digitalizace, optimalizace dodavatelských řetězců, přehledy a vykazování, …	200 000 až 400 000 Kč
Větší firmy	Standardizace, compliance, snížení personálních nákladů, pokročilá automatizace, systémová integrace, spolupráce napříč odděleními, …	od 400 000 Kč

Uvedené ceny vycházejí ze zmíněné hodinové sazby zhruba 2 500 Kč / hodina (záleží ale i na dalších faktorech, tudíž se jedná pouze o orientační údaj). Nejčastěji pracujeme s firmami, které mají někde mezi 20 až 100 zaměstnanci. Obracejí se na nás zpravidla klienti, kteří se delší dobu soustředili hlavně na byznys, ale nevěnovali čas svým podnikovým procesům, efektivitě práce a optimalizaci provozních nákladů. Procesní analýza je pro ně v takové situaci ideálním řešením, které pokryje všechny zmíněné oblasti a „odšpuntuje“ zbytečně zablokovaný potenciál firmy. Často pomáháme i klientům, kteří se spíše než na provozní úspory chtějí zaměřit na škálování byznysu a vstup na nové trhy. Procesní analýza jim umožní přepracovat stávající organizační strukturu a rozšířit ji o nové role, vnitropodnikové prostředky a procesy tak, aby firma mohla provést požadovaný skok.

Příklad z praxe

Pro bližší představu o ceně a obsahu procesní analýzy můžeme na závěr uvést příklad z vlastní praxe. Oslovila nás středně velká firma s asi 80 zaměstnanci působící v oblasti přeprodávání služeb (contracting business). Naše cenová nabídka zahrnovala tři varianty podle toho, co všechno mělo být součástí procesní analýzy:

	Nejlevnější varianta	Střední varianta	Nejdražší varianta
Počet oddělení	5 oddělení	všechna	všechna
Textový výstup	✔	✔	✔
Modely AS-IS	✔	✔	✔
Modely TO-BE		✔	✔
Prototyp			✔
Cena (bez DPH)	187 500 Kč	277 500 Kč	337 500 Kč

Přenechte procesní analýzu zkušeným odborníkům

Dost možná, že už o procesní analýze uvažujete dlouho, ale dosud vás sužovaly pochybnosti o její cenové dostupnosti. Nyní již máte bližší představu o tom, kolik procesní analýza stojí, co všechno se promítá do její ceny a jak má správná procesní analýza probíhat. Pořád ale zůstává otázkou, na koho se ohledně procesní analýzy obrátit. Tento krok má velký vliv na budoucnost vašeho byznysu, takže je potřeba oslovit profesionálního a spolehlivého partnera, který vám poskytne maximální podporu v každé fázi mnohdy náročného procesu. Využijte dlouholetých zkušeností odborníků z Think Easy, kteří se rádi seznámí s vaším podnikáním, zmapují současné procesy a doporučí možné způsoby, jak je optimalizovat. Vyplňte náš kontaktní formulář, domluvte si nezávaznou schůzku a řekněte nám, co od procesní analýzy očekáváte!