Podnikáte již nějaký ten pátek, ale máte pocit, že se efektivita vašich procesů spíš zadrhává, než aby rostla? Nedaří se vám dostatečně optimalizovat tok práce a snižovat provozní náklady? Ztrácíte přehled o tom, co mají jednotlivá oddělení na starosti a kdo za co odpovídá? Přerůstá vám přes hlavu administrativa a cítíte, že byste potřebovali větší kontrolu nad tím, co se ve vaší organizaci děje?
Pokud jste si na některou z výše položených otázek odpověděli kladně, určitě vás zajímá, zda mají tyto problémy řešení. Naštěstí ano: je jím analýza procesů. Ta vám pomůže důkladně zmapovat procesy ve vaší organizaci, pochopit, jak na sebe (ne)navazují, proč a jak (ne)fungují, a také vám poskytne účinné nástroje pro jejich optimalizaci a zefektivnění. Přečtěte si náš článek a dozvíte se, jak vypadá procesní analýza v praxi, jaké kroky zahrnuje a kdy k ní přistoupit. Kromě teoretických znalostí vám můžeme nabídnout i praktické zkušenosti a odborné znalosti našich expertů – rádi se na cestu za efektivnějšími podnikovými procesy vydáme společně s vámi!
Předmětem procesní analýzy jsou podnikové procesy neboli soubory činností, které přispívají k dosažení podnikových cílů a které jsou navázány na organizační strukturu a lidské i jiné zdroje. Samotná procesní analýza je tedy něco jako audit těchto procesů, který napomáhá jejich hlubšímu pochopení a efektivnějšímu řízení. Může se zaměřovat buď na konkrétní skupinu procesů (případně na jednotlivý proces), nebo na organizaci jako celek. Procesní analýza zkoumá tok práce (postup od jednoho zaměstnance nebo oddělení k druhému) a mapuje vstupy, výstupy a jednotlivé kroky podnikových činností. Tato analýza je nezbytným základem následné optimalizace, při které jsou závěry zjištěné analýzou převedeny na konkrétní praktická opatření.
O procesní analýzu byste se měli zajímat tehdy, když máte nějak nastavený organizační model, cítíte, že není efektivní, chcete ho změnit, ale nevíte jak na to. Nefunkčnost stávajícího uspořádání se může projevovat stagnující nebo klesající produktivitou, růstem provozních nákladů nebo technologickou nedostatečností současné IT infrastruktury.
Než přistoupíte k analýze procesů, určitě vám pomůže zformulovat si konkrétní otázky, na které budete chtít získat odpovědi. Pro inspiraci si uveďme pár příkladů:
Pokud se bavíme o procesní analýze zaměřené na činnost podniku jakožto celku a ne jen o dílčí procesní analýze zkoumající jeden konkrétní proces nebo skupinu procesů, je potřeba vidět procesy co nejvíce komplexně – tedy jako celou matici kategorií procesů. Kromě komplexního pohledu je však také potřeba odstup a nezaujatost, a proto by v ideálním případě měli procesní analýzu provádět odborníci mimo firmu. Situaci může objektivně zhodnotit jen někdo, kdo není do současných procesů nijak zapojen. Zaměstnanci i vedoucí pracovníci jsou bohužel na chodu organizace vždy do určité míry osobně zainteresovaní, takže pro ně může být složitější vidět nedostatky, špatné návyky, nelogičnosti a místa ke zlepšení.
Tento přístup nejlépe ilustruje následující schéma:
Toto schéma (které je samozřejmě jen jedno z více možných) přehledně rozděluje podnikové procesy do tří hlavních kategorií: vedení podniku, provoz a obchodní strategie, infrastruktura a produkty.
Základní úrovní, ze které vyrůstají zbývající dvě, je podnikové vedení (na obrázku je znázorněno dole jako pomyslný kořenový systém). Procesy na této úrovni udávají celkový směr a vizi podnikání – zajišťují strategické plánování, řízení rizik, efektivitu vedení, řízení lidských zdrojů a správu financí a podnikových aktiv. Důležitou součástí této úrovně je také řízení znalostí a výzkumu, bez něhož není možný smysluplný vývoj nových produktů a služeb.
Strategická rozhodnutí přijatá na nejvyšší úrovni se poté přenášejí do každodenního provozu společnosti. Mezi tyto procesy patří řízení vztahů se zákazníky a dodavateli / obchodními partnery, vyřizování objednávek / dodávání služeb, správa fakturací apod.
Třetí definovaná kategorie zahrnuje procesy související s obchodní strategií, infrastrukturou a vývojem produktů. Jedná se tedy například o řízení životních cyklů produktů a infrastruktury, marketingové činnosti, řízení dodavatelského řetězce, správu zdrojů (včetně IT) atd.
Na začátku je proto důležité podívat se na vaši firmu pěkně z nadhledu a pokusit se naplnit jednotlivé kategorie podnikovými procesy, které jste schopní identifikovat a popsat. Dost možná přitom objevíte procesy, o kterých jste dosud nevěděli nebo o nich jako o procesech nepřemýšleli.
Další tři důležité pojmy, které je potřeba si přiblížit, jsou Business Process Management (BPM), As-Is a To-Be model.
Business Process Management (BPM) je soubor činností pokrývající firemní kapacity, řízení firmy, metody a procesy. Jeho cílem je vytvořit analýzu současného stavu a navrhnout možná zlepšení. Vlastně se jedná o neustálý proces inovace, který musí probíhat na pozadí zavedených organizačních a provozních procesů, aniž by do nich zasahoval.
BPM má dva primární cíle: zlepšování procesů (na základě podrobné analýzy existujících procesů s cílem zvýšit jejich kontinuitu a dosáhnout postupného zlepšení) a přepracování procesů (hloubková přestavba stávajících procesů tak, aby bylo možné využít jejich potenciál na maximum a dosáhnout firemních cílů).
Zefektivňování procesů v rámci BPM probíhá v cyklech rozdělených do šesti fází. Nejprve je nutné daný proces identifikovat. Pokud se mají změny dotknout více procesů, je vhodné z nich vytvořit tzv. procesní architekturu zachycující vztahy mezi nimi a kritéria priority. Následuje fáze zkoumání, kdy je pozornost věnována konkrétnímu procesu a jeho detailnímu popisu. Poté přichází na řadu analýza prostřednictvím As–Is modelu, což je popis současného stavu procesu (doslova „tak, jak je“). Další fází je redesign procesu, při níž je cílem identifikovat slabiny s největším vlivem na proces a části, které lze zefektivnit. Výstupem zjištěných poznatků je To-Be model, který popisuje budoucí strukturu procesu, jíž má být dosaženo, a slouží jako základ pro implementaci. Právě implementace je pátou fází životního cyklu BPM, ve které dochází k praktickému zavedení změn popsaných v To-Be modelu. A konečně poslední fází je monitorování a kontrola procesu – navržené a realizované změny procesu nebo procesů je nutné dále měřit, kontrolovat a analyzovat. Na základě takto zjištěných kvantitativních dat lze procesy dále dolaďovat a sledovat jejich efektivitu.
Zjednodušeně můžeme shrnout: BPM je širší rámec pro průběžnou optimalizaci firemních procesů a zavádění podnikových inovací, se kterým by organizace měly pracovat neustále. Modely As-Is a To-Be jsou specifické nástroje v tomto rámci, které slouží k popisu stávajícího a požadovaného stavu v konkrétních případech, kdy je potřeba implementovat změny ve stávající struktuře podnikových procesů.
Když už máme identifikované a dostatečně popsané stávající procesy, přichází na řadu jejich modelování v grafické notaci Business Process Model and Notation (BPMN). Tato metoda převádí slovní popis toku práce a činností na přehledné a názorné procesní diagramy. Notace BPMN je dokonce ratifikována jako mezinárodní norma ISO/IEC 19510:2013.
Diagramy BPMN se vyznačují tím, že jsou snadno čitelné a intuitivně srozumitelné. Informace z nich mohou čerpat všichni účastníci životního cyklu procesu – business analytici, vývojáři, manažeři atd. Diagramy pomocí grafických objektů, ikon a popisků znázorňují toky aktivit, které probíhají v určitém pořadí a za určitých okolností. Díky tomu si lze jednoduše vizualizovat tok dat, informací a zdrojů v organizaci a identifikovat tzv. úzká hrdla (ang. „bottlenecks“) neboli místa, kde procesy „váznou“.
Hlavní výhodou BPMN je tedy standardizovaný vizuální jazyk pro vyjádření procesů odehrávajících se v organizacích, bez ohledu na míru jejich komplexnosti. Grafické prvky jsou rozděleny do pěti kategorií: tokové objekty, data, spojovací prvky, plavecké dráhy a artefakty. Vztahy mezi prvky jsou přísně formalizované – díky tomu mají diagramy přesný a jednoznačný význam. Jsou tak univerzálně srozumitelné všem, kteří jsou s notací BPMN obeznámeni.
Za zmínku stojí také možnost použít specializovaný software typu Camunda, který umožňuje komplexní modelování chodu celé firmy a identifikaci slabých míst. Tato open-source platforma je dostupná zdarma a lze ji snadno propojit s dalšími systémy a technologiemi.
Když máme popsaný a graficky vymodelovaný aktuální stav, přichází na řadu redesign procesů. Metody, které nám při tom mohou pomoct, lze rozdělit do několika obecnějších kategorií:
Spíše než jako pevně dané škatulky je lepší představit si pod těmito pojmy určité spektrum – metoda redesignu, kterou zvolíte, se bude vždy nacházet někde na ose mezi analytickým a kreativním, transakčním a transformačním pólem.
Dále můžeme rozlišovat mezi vnitřním a vnějším pohledem. Vnitřní pohled pracuje s informacemi z pozice organizace, zaměřuje se na interní fungování podnikových procesů. Naproti tomu vnější pohled se soustředí na stranu zákazníka a dodavatele a usiluje o posílení komunikace a vyhledávání příležitostí.
Abychom se celou dobu nebavili jen obecně, řekněme si, jak k analýze procesů přistupujeme my v Think Easy.
Podstatou procesní analýzy je pro nás dokonalé pochopení organizační struktury vaší společnosti. Těžiště naší práce je tedy vždy takříkajíc „v terénu“ – několik týdnů až měsíců obcházíme vaši firmu a intenzivně komunikujeme se zaměstnanci, abychom se od nich dozvěděli co nejvíce praktických informací o současném nastavení podnikových procesů.
Vaši zaměstnanci jsou klíčem k optimalizaci fungování vaší firmy, a proto pro ně vytváříme pracovní listy, workshopy a prezentace. Poznatky, které od nich získáme, integrujeme do návrhu nových procesů, a tyto návrhy s nimi i s vedoucími pracovníky dále konzultujeme a dolaďujeme. Touto iterativní cestou modelujeme možné budoucí uspořádání podnikových procesů, které následně zavádíme, monitorujeme a dále vyhodnocujeme.
Po zdánlivě nekonečném vytváření analýz, popisů a modelů si konečně můžete vydechnout – optimalizovaný proces byl navržen a úspěšně implementován! Tok dat a aktivit je nyní přehledný, zdokumentovaný a přesně odpovídá potřebám organizace při dosahování krátkodobých i dlouhodobých cílů. Kompetence jsou jednoznačně identifikované a přiřazené, takže každý ví, kdo za co odpovídá. Proces není zbytečně nákladný a neodčerpává neúměrné množství podnikových zdrojů.
Ani v této fázi však nesmíme usnout na vavřínech. Nově zavedený proces je potřeba monitorovat na základě zvolených metrik, aby bylo možné měřit jeho efektivitu. A samozřejmě jako každá součást vaší podnikatelské činnosti, i podnikové procesy je nutné dále průběžně vylepšovat. Žádná optimalizace není definitivní a bez neustálé adaptace na měnící se podmínky (vnitřní i vnější) nelze pomýšlet na trvalý úspěch.
Dočetli jste až sem a došli k závěru, že analýzu procesů potřebuje i vaše firma? Gratulujeme, dost možná jste právě udělali první důležitý krok na cestě k dalšímu rozvoji vašeho podnikání! Odhodlání ke změně je jedna věc, ale vyhrnout si rukávy a skutečně se pustit do práce může být mnohem těžší. Pokud stále váháte, kde začít a jak přesně postupovat, obraťte se na profesionály s bohatými zkušenostmi, kteří vás celým procesem hladce provedou. Vyplňte náš kontaktní formulář, domluvte si nezávaznou konzultaci a svěřte se do péče našich odborníků! Seznámíme se s vaším podnikáním, zmapujeme stávající procesy a navrhneme praktické a realistické možnosti jejich optimalizace. Těšíme se na váš projekt!