Automatizace firemních procesů je řekněme takový dar z nebes. Ušetří vám čas i náklady, sníží chybovost, usnadní práci vašim zaměstnancům a potěší zákazníky. Mnozí z našich klientů se už o tom přesvědčili. Vývoj automatizovaného systému si u nás objednali například Česká společnost Aids pomoc (ČSAP), Centrum trvalého zdraví Cordeus nebo Kvalita péče. Zajímavým počinem je také automatizace v rámci aplikace Festada zaměřené na digitalizaci stád. V našem seriálu o automatizaci v praxi vám postupně odhalíme, jak jsme jim pomohli a co jim to přineslo.

Vyvolávací systém pro ČSAP

Klient: Česká společnost Aids pomoc (ČSAP) o.p.s. – nezisková organizace zabývající se testováním na pohlavní choroby

Požadavek: vyvolávací systém, který zjednoduší celý proces průchodu klientů všemi výzkumnými stanovišti a pomůže s jejich odbavením a přehlednou evidencí

Časová náročnost: 3 měsíce

Průběh spolupráce

Na začátku jsme nejprve důkladně prozkoumali prostředí, do něhož se měla automatizace zavádět – jak aktuálně fungují procesy, kdo je má na starosti a jaká jsou slabá místa – a až pak jsme se pustili do návrhů změn a vylepšení.

V okamžiku, kdy jsme již věděli, jak probíhá evidence a vyvolávání klientů, bylo potřeba nejen vymyslet jak nejefektivněji zjednodušit procesy na straně zaměstnanců a klientů, zpřehlednit tok informací a automatizovat pracovní postupy, ale rovněž jsme celý tento ekosystém museli propojit do jednoho funkčního celku.

Před zavedením automatizace podnikových procesů

V minulosti si zaměstnanci museli veškeré informace složitě předávat mezi sebou. Nedisponovali žádným systémem, který by jim umožnil rychle odbavovat klienty a pohodlně spravovat výsledky testů.

Navíc se často stávalo, že se klienti přišli zeptat na výsledek bez předchozí smluvené schůzky, i když ještě výsledky nebyly připraveny. Tím se prodlužovalo odbavování ostatních klientů a docházelo ke zbytečné ztrátě času.

Po zavedení automatizace podnikových procesů

Nyní testování probíhá anonymně a bez nutnosti komunikovat s personálem. Klienti pouze přijdou ke kiosku, který jim vytiskne lístek s pořadovým číslem podle toho, co potřebují, a následně v čekárně počkají až se jejich číslo objeví na obrazovce v televizi a vyzve je zvukový signál. Pomocí šipek pak klient přesně ví, na které stanoviště má jít.

Pokud si jde někdo pouze pro výsledek, stačí, když v kiosku naskenuje QR kód a systém jej automaticky zařadí do fronty. V případě, že je výsledek pozitivní, komunikuje s klientem lékař, v opačném případě mu výsledek předá zdravotní sestra. Abyste měli přehled o procesech, vhodným řešením je ERP systém.

Co klient získal

• Webovou aplikaci, která se uplatnila i pro televize a je jednoduše přístupná z prohlížeče na obrazovce kiosku.

• Každá televize v reálném čase komunikuje se systémem a zobrazuje frontu z konkrétního stanoviště. Televize rovněž mohou na části obrazovky vysílat reklamu nebo jiná potřebná sdělení pomocí nakonfigurované obrazovky v aplikaci NoviSign.

• Kiosek dokáže tisknout lístky s pořadovým číslem ve frontě pro nově příchozí a skenovat QR kód klientům, kteří si přišli pro výsledek testů.

• Systém umožňuje vyvolávat klienty z CRM a do něj nová data také zapisovat. Dále umí efektivně plánovat odbavení klientů a vede podrobné statistiky o vytíženosti (průměrná doba, počet odbavených klientů dle pracoviště), což pomáhá optimalizovat celý proces.

• Do budoucna je prostor pro tvorbu rezervačního systému a dalších automatizací.

Případová studie ČSAP

Festada

Klient: Festada – funkční evidence stáda

Požadavek: automatizace a výpočty pro usnadnění evidence a vhodnosti připouštění samců k samicím

Časová náročnost: 3 měsíce

Co to je digitální systém Festada

Aplikace Festada pomáhá zkvalitnit chovatelské prostředí tím, že podává kompletní přehled o stádu a pomáhá jednoduše zaznamenat rodokmen ovcí a koz. Veškeré informace o zvířatech jsou přehledně evidovány a kdykoliv snadno dohledatelné.

Před zavedením automatizace

Než do hry vstoupila automatizace, musel klient všechny informace zadávat do systému Festada sám a poté je ještě duplikovat do portálu farmáře. Nyní stačí, když nová data vloží pouze do aplikace Festada a je hotovo, vše se automaticky propíše i do portálu.

Rovněž možnosti připouštění byly poněkud složité. Zákazníci, kteří dříve využívali systém Festada, museli vše počítat manuálně pomocí vzorečku. Teď systém vezme uložená data z rodokmenu a možnosti připouštění vypočítá automatizovaně.

Po zavedení automatizace

V případě, že proběhne reprodukce, automaticky se v databázi vytvoří potomci, takže není potřeba nic vyplňovat ručně. Dle záznamů v rodokmenu a výpočtu vhodnosti připouštění samce k samici se automaticky vytvoří připouštěcí plány. Pokud se ve Festadě jakkoliv změní data, ihned se propíšou do portálu farmáře. Funguje také opačný import.

Co klient získal

• Nové funkce pro klienty
• Přívětivější portál pro farmáře
• Snazší správu dat, protože už není potřeba je duplikovat mezi dvěma systémy manuálně
• Jednoduchý nástroj pro automatizovanou tvorbu připouštěcích plánů

V dalším díle seriálu o automatizaci v praxi si ukážeme, jak náš zásah pomohl centru trvalého zdraví Cordeus a metodě na zjišťování postojů zaměstnanců pod záštitou Kvality péče.