Reálné příklady automatizace od Think Easy 2. díl

V prvním díle seriálu o automatizaci v praxi jsme se zaměřili na zlepšení systémů u ČSAP a Festada. Nyní si posvítíme na naše další dva zajímavé klienty – Centrum trvalého zdraví Cordeus a Kvalitu péče, kterým jsme pomohli s automatizací plánování směn a s metodou pro zjišťování postojů zaměstnanců. Co konkrétně jim přineslo zavedení automatizace?

Rezervační systém Cordeus

Klient: Centrum trvalého zdraví Cordeus

Požadavek: automatizované plánování směn propojené s rezervačním systémem

Časová náročnost: 5 měsíců

Co to je rezervační systém Cordeus

Přehledná aplikace, v níž si klienti mohou vybrat některou ze služeb (masáž, cvičení, meditaci aj.), jež nabízí centrum Cordeus, které se zaměřuje zejména na podporu a udržení dobrého zdraví a psychické uvolnění pomocí nejrůznějších metod.

Před zavedením automatizace firemních procesů

Dříve plánovala společnost Cordeus služby v tabulkovém systému. Recepční musely ručně kontrolovat, zda-li má daný terapeut volné místo v požadovaném termínu, a klienti se mohli objednat pouze telefonicky přes recepci.

Po zavedení automatizace firemních procesů

Automatizovaný systém zobrazuje recepčním výpis všech volných termínů podle aktuálního vytížení terapeutů a vybavení. Díky tomu mají dokonalý přehled o dění v centru Cordeus a klientům mohou lépe poradit, co si vybrat. Aplikaci mohou využívat také zákazníci, kteří si nabijí kredit do svého účtu a službu si mohou objednat z pohodlí domova.

Co klient získal

• Systém, který zefektivnil plánování směn terapeutů. Směny lze pohodlně upravovat podle potřeby a při každé změně termínu či zrušení služby systém vždy pošle upozornění všem zúčastněným, které by to mohlo ovlivnit.
• Aplikace je napojená na smartemailingové kampaně a umí se zákazníky komunikovat a nabízet jim relevantní doplňkové služby na základě již navštívených procedur a dostupných informací.
• Rezervace je možné bez problému zrušit a systém sám strhne storno poplatek, nebo zákazníkovi vrátí plnou částku podle nastavení u daného termínu.
• Systém obsahuje permanentky, které automaticky naplánují týdenní až dvoutýdenní (ob týden) termíny. Vše je možné naplánovat půl roku dopředu.

Metoda na zjišťování postojů zaměstnanců

Klient: Kvalita Péče – nástroje pro zlepšení kvality vztahů a sociální péče

Požadavek: administrační prostředí, které by spolupracovalo s aplikací třetí strany a umožnilo testování metodou barevně-slovních asociací inspirovanou podle Maxe Lüschera

Časová náročnost: 2 měsíce

Jak testovací metoda funguje

Jedná se o metodu na měření postojů, kdy testovaný reaguje na určitý výběr slov pomocí barev. Následuje analýza odpovědí a porovnání výsledků s populační normou. Na závěr se respondent dozví, jak to má on a jak se liší od většiny testovaných. Vyplnění probíhá rychle a intuitivně, takže lze velmi snadno odhalit možné problémy. Hlavní výhodou je, že se aplikováním metody otevírají otázky „Proč?“, což umožňuje zlepšit kvalitu nabízených služeb.

Před zavedením automatizace

Dříve klient musel dělat vše ručně. Sám zakládal tzv. snímače pro každého jednotlivého respondenta a rozesílal desítky e-mailů s odkazy pro vyplnění. Následně rovněž musel hlídat, kdo ještě neodpověděl, a toho připomínkovat. Poděkování za vyplnění dotazníku probíhalo totožně – z rukou klienta. Jistě si dovedete alespoň přibližně představit, kolik času denně všechny tyto úkony zabraly.

Po zavedení automatizace

Nyní probíhá většina činností automatizovaně. Jedním importem klient založí snímače pro desítky respondentů a každému z nich pak systém sám odešle e-mail s žádostí o vyplnění. Jestliže do nějaké doby nedojde k vyplnění testu, systém automatizovaně připomene dotazovaným, aby jej vyplnili, a za úspěšné vyplnění jim poté odešle přednastavenou děkovnou odpověď.

Systém také dokáže samostatně vygenerovat přehledný stav testování, kde klient vidí jmenný seznam všech účastníků, jejich pracovní zařazení, e-mailový kontakt a zda už mají vyplněno, či nikoliv. Vyplněné testy pak systém exportuje ve speciálně nastavitelných šablonách s vektorovou grafikou. Reporty stačí jednou nastavit podle svých potřeb a systém pak sám vygeneruje graficky pěkné přehledy.

Co klient získal

• Aplikaci, která umožňuje hromadný import osob pro testování pomocí formátu CSV, XLSX, PDF pro jednotlivce i pro tým
• Systém samostatně rozesílá e-maily s odkazem a také připomínkové a děkovné e-maily.
• Přizpůsobenou Django administraci, v níž může spravovat podobu exportu pro 46 různých postojů osob a třídit osoby dle přiřazení do týmu a organizace.
• 5 konfigurovatelných šablon pro jednotlivce a 7 pro tým.

Případová studie Kvalita péče

Automatizace zdaleka nepomáhá jen našim klientům. I my sami ji využíváme co to jen jde. Vždyť díky ní denně ušetříme spoustu času a můžeme neustále zlepšovat kvalitu našich služeb. O vlastní interní automatizaci vám povíme příště, ve třetím díle našeho seriálu o automatizaci v praxi.