Informační systémy: Podpořte svůj byznys přehlednými reporty a statistikami

Zaznamenalo vaše podnikání v posledních letech rozmach, který vás přiblížil k dosažení vysněných obchodních cílů? Daří se vaší firmě oslovovat nové klienty, expandovat na nové trhy a průběžně rozšiřovat nabídku produktů a služeb? Nabíráte dokonce další zaměstnance a zavádíte nové pozice a role? To rádi slyšíme! Podnikatelské úspěchy jsou vždy důvodem k radosti, ale zároveň s sebou přinášejí další výzvy a nutnost rychle se adaptovat na nové podmínky. Jedním z hlavních průvodních jevů prudkého rozvoje byznysových aktivit je nárůst dat a potřeba jejich efektivního zpracování. Pokud toho víc prodáváte, obsluhujete víc klientů a zaměstnáváte víc lidí, bude se na vás ze všech směrů valit také více čísel. Možná jste se již sami zasnili nad tím, jak by bylo pohodlné mít informační systém s přehlednými reporty a statistikami, který by vám místo nezpracovaných dat zobrazoval hodnotné informace, trendy, predikce a další analýzy…

Naštěstí pro vás máme dobrou zprávu: Díky nejmodernějším technologiím můžete informační systém tohoto střihu zavést i do své firmy! Přečtěte si, v čem dokáže vám a vašim zaměstnancům informační systém doplněný o přehledné reporty a statistiky usnadnit rozhodování, jak vám pomůže k vyšším ziskům a jak připraví vaši firmu na budoucí výzvy!

Co jsou informační systémy?

S informačním systémem se v nějaké podobě v životě setkal snad každý, kdo alespoň chvíli studoval na vysoké škole nebo vykonával kancelářskou práci. Informační systémy najdeme téměř v každé větší organizaci, kde slouží ke shromažďování, zpracování, ukládání a poskytování informací. Jejich cílem je podporovat rozhodování, koordinovat podnikové procesy a aktivity zaměstnanců, integrovat technologie a zajišťovat obchodní činnost firmy.

V praxi se výraz „informační systém“ používá tak trochu jako sběrný pojem pro celou řadu různých platforem a podnikových aplikací od CRM a ERP systémů přes docházkové, objednávkové či rezervační systémy až po interní databáze, katalogy nebo účetní a pokladní aplikace. Základní účel však zůstává vždy stejný – propojení informací, lidí a oddělení do funkčního celku. 

Stupně digitalizace společnosti

Cesta k informačnímu systému na míru s perfektně vyladěnými reporty, statistikami, datovými analýzami a dalšími moderními funkcemi vede přes celkovou digitalizaci firmy. Pro zjednodušení můžeme rozlišit čtyři úrovně digitalizace organizací, které určují efektivitu zpracování dat, řízení podnikových procesů a lidských zdrojů a utváření obchodní strategie společnosti.

1. Minimální digitalizace

V této fázi jsou všechny procesy manuální povahy, založené převážně na papírových dokumentech. Komunikace mezi zaměstnanci a odděleními probíhá tradičním způsobem, tedy fyzicky, telefonicky nebo na osobních schůzkách. Data jsou ukládána rovněž ve fyzické podobě v šanonech a kartotékách.

Tento stav je z hlediska výkonnosti organizace po všech stránkách nevýhodný a zcela nedostačující dnešním požadavkům. V každé fázi existuje značný potenciál chyb a nepřesností (přehlédnutí, špatné zařazení dokumentu, neefektivní komunikace, …). Procesy jsou časově náročné a velmi obtížně škálovatelné. O datových analýzách, reportech a statistikách nemá cenu se v této fázi ani bavit.

2. Omezená digitalizace

Organizace na tomto stupni digitalizace používá alespoň základní digitální nástroje, např. excelovské tabulky pro různé výkazy, sdílené dokumenty na cloudových úložištích nebo samostatné aplikace, které nejsou integrovány do jednoho celku. Zadávání, aktualizace a získávání dat se provádí stále manuálně, takže míra chybovosti zůstává potenciálně vysoká. Kvůli chybějící integraci na sebe jednotlivé procesy příliš nenavazují a nedosahují optimální efektivity. Pokud organizace v této fázi vůbec sestavuje nějaké reporty a analýzy, musí se spoléhat jen na elementární funkce (ruční třídění a filtrování dat a jejich převádění do grafů nebo tabulek).

Ačkoli je každá digitalizace lepší než žádná, podniky, které ustrnou v tomto stádiu, jsou v obrovské nevýhodě vůči plně digitalizovaným konkurentům s pokročilými funkcemi automatizace a datové analytiky. Plýtvání časem zaměstnanců na ruční zadávání a zpracování dat dusí kreativní potenciál celé firmy a neumožňuje proaktivní adaptaci na měnící se tržní podmínky.

3. Středně pokročilá digitalizace

Společnosti spadající do této kategorie používají celopodnikové systémy typu ERP, CRM, účetní systémy, HR platformy atd. To značí středně pokročilý stupeň digitalizace, kdy zadávání a aktualizace dat probíhají převážně automaticky. Riziko chyb při ručním zadávání se snižuje, údaje například z faktur lze zadávat třeba jen pouhým skenováním, dashboardy jednotlivých systémů usnadňují vyhledávání či porovnávání dat atd. Společnost může v této fázi usilovat i o základní integraci některých dílčích systémů, což dále optimalizuje sdílení dat mezi odděleními.

Přínosy digitalizace v této fázi se týkají hlavně zvýšení provozní efektivity. Procesy napříč odděleními jsou transparentnější, srozumitelnější a lépe sledovatelné. Výkazy, analýzy a statistiky napomáhají dosahování obchodních cílů, ale ještě jim chybí prediktivní funkce nebo možnosti umělé inteligence.

4. Vysoce pokročilá digitalizace

Podniky na této úrovni se vyznačují sofistikovanou digitální infrastrukturou s pokročilými funkcemi analytiky, prediktivních modelů, sledování historických trendů a personalizovaných doporučení. Ty nejpokrokovější dokonce aktivně využívají možností umělé inteligence a strojového učení, nástrojů vizualizace dat a simulace možných scénářů. Reporty a statistiky vycházející z takto propracované IT infrastruktury jsou interaktivní povahy, dashboardy jsou maximálně přizpůsobené a umožňují práci s daty přesně podle potřeb uživatele. Samozřejmostí je důkladná integrace (odkaz na článek Systémová integrace, až bude zveřejněn) všech interních i externích systémů do jednoho funkčního celku.

Společnosti, které dotáhnou digitalizaci a automatizaci až do této podoby, jsou opravdovými lídry ve svém odvětví. Dosahují nejen maximální provozní efektivity a přesnosti, ale díky interaktivním reportům, prediktivním modelům a simulacím mají i strategickou výhodu a vyznačují se stoprocentní připraveností na budoucnost.

Jak informační systém s reporty a statistikami pomůže mému podnikání?

Počáteční investice do vývoje informačního systému na míru se může zprvu jevit jako velká překážka, avšak úspěšná implementace tohoto řešení se nakonec vždy mnohonásobně vyplatí a otevře vaší firmě bránu k vyšším ziskům, efektivnímu strategickému plánování a procesním inovacím.

Přehlednost nade vše

Klíčovým slovem, které často zaznívá z úst našich klientů, když popisují své požadavky na informační systémy, je přehlednost. Majitelé firem si ze všeho nejvíce přejí, aby data z informačních systémů vycházela již ve strukturované podobě, ideálně ve formě přehledů, tabulek, grafů či vizualizací. Správně navržený a integrovaný informační systém tohoto cíle dosahuje tím, že shromažďuje data z různých zdrojů (prodeje, skladové zásoby, marketing, účetní systém, …) a zajišťuje jejich konzistentnost napříč organizací. Takto shromážděná data jsou následně převedena do standardizovaných formátů, „očištěna“ o duplicitní položky, roztříděna do kategorií a opatřena tagy (podle regionu, produktu, zákaznického segmentu, …). To umožní hledat v nich vzorce a trendy, které jsou uživateli prezentovány v grafické podobě jako tabulky, diagramy nebo prostorová schémata.

K prezentaci dat uživateli srozumitelnou formou slouží tzv. dashboardy – interaktivní panely zobrazující klíčové metriky, přehledy, statistiky a výkonnostní indikátory. Uživatelé si mohou jejich strukturu a obsah přizpůsobit svým potřebám a nastavit si zobrazení požadovaných metrik. Pokud je váš informační systém integrovaný s ostatními systémy a platformami ve firmě (ERP, CRM, účetní aplikace, databáze, sklad, …), bude přehledně přivádět data ze všech těchto zdrojů do jednotného zobrazení.

Od pouhých dat k hodnotným informacím

Nejenže vám tedy odpadne starost s ručním zadáváním a tříděním údajů, ale hlavně se z dat, která budou z vašeho informačního systému vycházet ve strukturované podobě, opravdu něco dozvíte. Jinými slovy: Do systému vstupují nezpracovaná data a vycházejí z něj kvalitní informace – informace o efektivitě podnikových procesů, ekonomické výkonnosti jednotlivých produktů, úspěšnosti marketingových kampaní, řízení skladových zásob… Zkrátka o všem, co potřebujete vědět pro lepší rozhodování, strategické plánování a zavádění inovací.

V dnešní době již navíc nemusíte vyhodnocovat pouze data za uplynulé období, ale můžete využít analytiky v reálném čase. Zpracování a vizualizace dat „živě“ vám poskytne okamžitý přístup k těm nejaktuálnějším informacím o stavu vaší firmy, abyste se mohli rozhodovat ještě agilněji a flexibilněji než kdy dřív. V kombinaci se standardními periodickými reporty (např. každý týden, měsíc, …) tak budete vždy dokonale v obraze o tom, co se děje nejen ve vaší organizaci, ale i na trhu.

Dívejte se dopředu

Přínosem informačních systémů s pokročilými funkcemi reportingu a statistik je kromě zvýšení provozní efektivity také podpora strategického plánování pomocí predikcí, simulací různých scénářů a měření dosahování stanovených cílů. Sofistikovaný systém dokáže na základě analýzy historických dat předpovídat budoucí vývoj (např. poptávka, změny na trhu nebo požadavky na skladové zásoby), čímž vám usnadní organizaci nadcházejících aktivit (nákup, zacílení marketingových kampaní, řízení dodavatelských řetězců, …).

Náročnějším uživatelům se nabízí dokonce možnost simulací budoucích scénářů pomocí umělé inteligence, kdy si lze „hrát“ s různými proměnnými a sledovat, jak se promítnou do dalšího vývoje. Řekněme, že vás zajímá, jak se na vašich prodejích projeví zdražení určitého produktu o 5 %, 10 % nebo 15 % – místo spekulování můžete tato čísla „prohnat“ simulací a podívat se, jak moc si můžete dovolit zdražit, aniž byste se museli obávat výraznějšího odlivu klientů.

Velkou výhodou je také možnost sledování výkonnostních metrik a dosahování vytyčených cílů. Vaše strategie růstu musí být založena na kvantifikovatelných, objektivně měřitelných údajích, jinak budete jen těžko moct kontrolovat, zda se vám daří ji naplňovat. Integrovaný informační systém má k dispozici veškerá data týkající se vaší obchodní činnosti (prodeje, fakturace, údaje o nových a vracejících se zákaznících, …), a tím pádem umožňuje při správném nastavení výkonnostních metrik sledovat, jak se vám daří ve vybraných oblastech.

Příklad z praxe: Rozšíření ERP systému o zobrazování dat, přehledů a statistik

Pro lepší představu si nyní ukažme všechny výše zmíněné výhody na konkrétním příkladu z každodenní praxe. Dejme tomu, že řídíte středně velkou firmu prodávající spotřební elektroniku. Již nějakou dobu máte zavedený ERP systém, se kterým jste celkově spokojeni, avšak v posledních letech jste zaznamenali výraznější nárůst prodejů a nyní zjišťujete, že byste potřebovali pracovat s daty, dívat se do nich a rozhodovat podle nich. Ačkoli je váš systém pro ostatní úlohy dostačující, tyto funkce bohužel nenabízí.

Jedním z možných řešení je stávající ERP systém rozšířit o modul Business Intelligence (BI) nebo analytickou vrstvu. BI modul nebo analytický nástroj budou z ERP extrahovat data v reálném čase podle nastavených parametrů a budou tato data převádět do reportů a dalších statistik zobrazovaných na interaktivním manažerském dashboardu. Pokud jste tedy například před čtvrt rokem zahájili prodej nového produktu a zajímá vás, jaký o něj byl zájem, kolik vám vynesl peněz, případně kolik zákazníků jej vrátilo atd., po rozšíření ERP systému o BI modul a datovou analytiku to můžete zjistit během pár kliknutí na personalizovaném dashboardu. Můžete si přesně nastavit požadované období, vyfiltrovat konkrétní produkt a sledovat požadované metriky.

Strukturu dashboardu si můžete upravit do nejmenšího detailu. Zobrazit si lze nejen indikátory prodejů (celkové prodeje za dané období, prodeje podle kategorií, nejprodávanější produkty, trendy, prodeje podle poboček či regionu, …), ale také informace o zákaznících (míra udržení, průměrná hodnota objednávky, skóre spokojenosti, případně demografické údaje pro zacílení marketingu) či o skladových zásobách (upozornění na docházející produkty, rychlost obratu zásob, …). Manažerský dashboard vám dá nahlédnout také do finančních a provozních metrik, takže budete mít přehled o rozpočtu, hrubých a čistých ziscích nebo rychlosti vyřizování objednávek.

Přístup k dashboardům pomůže vašim prodejcům dosahovat lepších výsledků. Pokud se například váš manažer prodejního týmu přihlásí v pondělí ráno do systému a uvidí, že dosavadní prodeje v polovině měsíci dosahují 2 milionů korun, zatímco projekce na konec měsíce je 4,5 milionu, může si následně vyhledat produkty dosahující nižší než očekávané výkonnosti a zaměřit se v marketingových kampaních primárně na ně. Dále ho dashboard upozorní na nízké skladové zásoby určitého produktu (např. bezdrátová sluchátka). Objednáním docházejících položek a změnou zacílení marketingových aktivit může prodejní manažer učinit praktické kroky k tomu, aby se přiblížil vytyčenému prodejnímu cíli pro daný měsíc.

Informační systém s reporty a statistikami na míru od skutečných profesionálů

Došli jste po přečtení našeho článku k závěru, že zobrazování dat, reportů a statistik je nezbytnou součástí moderního informačního nebo jiného podnikového systému? Chcete i vy získat přístup k nejdůležitějším ukazatelům výkonnosti vaší firmy v reálném čase, abyste se mohli lépe rozhodovat, plánovat a oslovovat klienty stále lepší nabídkou služeb? Zajímá vás, co všechno lze vyčíst z historických trendů, meziročních srovnání a dalších čísel?Rádi pro vás navrhneme moderní informační systém s přehlednými reporty a statistikami přesně na míru nebo klidně rozšíříme a integrujeme vaše stávající řešení! Odskočte konkurenci zase o kus dál, získejte lepší kontrolu nad děním ve vaší společnosti a připravte se na budoucnost – stačí vyplnit náš kontaktní formulář, domluvit si nezávaznou konzultaci a probrat s našimi experty další postup. První krok na cestě k vysněnému informačnímu systému můžete udělat ještě dnes!