Systémová integrace pro firmy: Jednoduše a přehledně

Podařilo se vám vybudovat úspěšný byznys, ale máte pocit, že vaše stávající IT řešení již nestíhají držet krok s dalším růstem? Trápí vaši organizaci přebujelé systémy a aplikace, které nezvládají efektivně sdílet data, obtížně se udržují a jsou nepřehledné pro vaše zaměstnance? Potřebovali byste radikálně zeštíhlit a zjednodušit svou IT infrastrukturu tak, aby všichni měli přístup k jednotným informacím a nemuseli zdlouhavě prohledávat oddělené, na sobě nezávislé systémy?

Pokud máte pocit, že vám podnikové systémy dávno přerostly přes hlavu, nezoufejte. Váš problém má řešení, které se jmenuje systémová integrace. Touha po sjednocení nejrůznějších softwarových komponent, portálů a aplikací „pod jednu střechu“ je logická – kdo by nechtěl vyšší produktivitu za méně peněz, a navíc při zjednodušení komplikované IT infrastruktury? V dnešním článku si vysvětlíme, co je systémová integrace, na co všechno se vztahuje, jak probíhá a v čem může pomoct i vaší společnosti.

Co se v článku dozvíte:

• Co je systémová integrace a proč je důležitá pro vaši firmu
• Jaké systémy a aplikace lze integrovat
• Základní metody a přístupy k systémové integraci
• Konkrétní výhody pro vaše podnikání
• Pro která odvětví je integrace klíčová
• Praktické příklady z reálného prostředí
• Budoucnost integrace s umělou inteligencí

Co je systémová integrace a proč by vás měla zajímat?

Systémová integrace znamená propojování více systémů nebo aplikací do jednoho funkčního celku za účelem vzájemného sdílení dat a informací. Tohoto cíle lze dosáhnout pomocí různých technologií a metod, jako jsou webové služby, rozhraní API nebo speciální integrační platformy.

Kromě samotného propojení je také nutné přizpůsobit funkce a vlastnosti systémů specifickým požadavkům dané organizace, případně oborovým normám. Systémová integrace přispívá k efektivnějšímu fungování jednotlivých subsystémů a softwarových komponent a definuje způsob, jakým spolu mají komunikovat. 

A proč se o systémovou integraci zajímat? Jednoduše proto, že množství nejrůznějších IT systémů a aplikací, s nimiž dnes organizace pracují, neustále narůstá. Snaha sloučit všechny tyto systémy takříkajíc „pod jednu střechu“ je tedy motivována v první řadě provozní a nákladovou efektivitou.

Pokud má vaše organizace perfektně „šlapat“ po finanční a obchodní stránce, je nutné, aby stejně bezvadně fungovala i její IT řešení. Systémová integrace firmám pomáhá optimalizovat sdílení dat, snížit chybovost, eliminovat zbytečné náklady na IT infrastrukturu a využít naplno potenciálu svých zaměstnanců.

Co všechno se dá integrovat?

Jak jsme již nastínili v úvodu, systémová integrace se týká dílčích systémů (subsystémů) a nejrůznějších softwarových komponent, které se v dané organizaci používají. Může se jednat například o internetové či intranetové portály, účetní, informační či rezervační a jiné podnikové systémy, platební brány, e-shopy, mobilní a webové aplikace nebo datová úložiště.

Pokud máte třeba ERP systém, můžeme k němu integrovat klientskou zónu, dashboardy, napojení na další systém, mobilní aplikaci nebo napojení na CRM. V zásadě platí, že pokud má váš ERP systém API (např. Odoo, Helios, Money, SAP atd.), je možné na něj napojit téměř cokoli, co budete potřebovat – od účetních a daňových aplikací přes eCommerce platformy, systémy řízení dodavatelských řetězců a skladových zásob, HR software, Business Intelligence řešení až po analytické či marketingové nástroje.

Co je to API rozhraní?

Rozhraní API si můžete představit jako most, který umožňuje vzájemnou komunikaci různých softwarových systémů. Je to soubor pravidel a protokolů, podle nichž si jeden program (například váš stávající ERP systém) může vyžádat data nebo používat služby jiných programů (viz všechny příklady výše a mnohem víc).

Dejme tomu, že potřebujete vyhledat faktury za určité období. Pokud je vaše ERP řešení integrováno s účetním systémem, stačí vám zadat příslušný požadavek (u vás, tedy na straně klienta). Program tento požadavek odešle prostřednictvím API na server integrovaného účetního systému, kde dojde k jeho zpracování. Proběhne-li vše tak, jak má, odešle server odpověď s požadovanými daty ve strojově čitelném formátu (např. JSON nebo XML). Vám jakožto uživateli se v ERP systému zobrazí faktury za příslušné období a můžete s nimi dále pracovat, aniž byste museli přecházet mezi více IT systémy.

Jaké jsou metody systémové integrace?

Systémová integrace může mít mnoho podob nejen v závislosti na tom, co integrujete, ale také jak to integrujete.

• Nejjednodušší cestou je přímé propojení (point-to-point), kdy se dva systémy nebo moduly propojí mezi sebou bez jakýchkoli zprostředkujících vrstev – jako když voláte z jednoho telefonu na druhý. Výhodou je rychlé a snadné zprovoznění, nevýhodou může být narůstající složitost při propojení velkého množství systémů.
• Druhou možností je propojení přes prostředníka (middleware). V tomto případě stojí mezi dvěma nebo více integrovanými systémy navíc ještě „překladatel“, který zajišťuje jejich vzájemné porozumění. Toto nastavení se hodí, pokud potřebujete, aby mezi sebou komunikovalo více systémů, ale může být o něco pracnější na vytvoření a také nákladnější.
• Potom je zde již zmíněné napojení přes API. Jeho výhodou je univerzálnost – rozhraní API si můžeme představit jako zásuvku, do které lze zapojovat širokou škálu služeb (třetích stran) a systémů. Všestranné využití je velmi silnou stránkou tohoto způsobu integrace, vyžaduje ovšem správné naprogramování.
• Pro práci s velkými objemy dat se nabízí metoda ETL. Ta spočívá v tom, že data se nejprve získají (Extract), upraví (Transform) a uloží (Load) tam, kde je potřeba. Nevýhodou je zde pomalejší přístup k datům.
• Dále existuje možnost centrálního propojení přes spojovací kanál. Toto uspořádání se podobá rozbočovači, na který jsou navázány všechny vedlejší systémy, které si přes něj vyměňují informace. Silnou stránkou centrálního propojení je přehlednost, nevýhodou vyšší počáteční náklady a nároky na odbornost IT týmu.
• A konečně je tu také cloudové propojení (iPaaS), které je založené na tom, že vše běží virtuálně v cloudu. Odpadá tak starost o vlastní servery, údržba a vysoké počáteční investice. Tato metoda je rychlá, její nevýhodou však může být závislost na poskytovateli služeb (tzv. efekt „vendor lock-in“).

Jaké jsou výhody systémové integrace?

Podívejme se nyní blíže na výhody systémové integrace, o kterých jsme se stručně zmínili v úvodu. V první řadě je to snížení provozních nákladů na IT infrastrukturu. Integrace umožňuje jednotný přístup k monitorování a správě softwaru, což znamená menší náročnost a nižší náklady oproti situaci, kdy je potřeba udržovat celou řadu na sobě nezávislých systémů s odlišnými požadavky a nároky. Hladké propojení vede zároveň k menšímu počtu výpadků. Případné problémy lze detekovat a řešit rychleji, což minimalizuje odstávky a s nimi spojené poklesy produktivity. Integrovaná řešení jsou dále snazší na aktualizace a celkovou údržbu.

Druhým přínosem systémové integrace je zvýšená produktivita a kvalita dat. Jako příklad můžeme uvést propojení CRM a ERP systémů. CRM systém (Customer Relationship Management) slouží ke správě vztahů se zákazníky, zatímco ERP systém (Enterprise Resource Planning) umožňuje plánování podnikových prostředků. Fungují-li tyto dva systémy odděleně, mají přenos dat a informací na starosti samotní zaměstnanci, kteří musejí vše provádět ručně. To je samozřejmě nejen zcela neefektivní, ale hlavně to může vést k chybám a nedostatečné komunikaci mezi oběma systémy. Zadané údaje nemusí být jednotné a přesné, může docházet ke zdvojování úkolů a odpovědností, a kromě toho všeho narůstá i administrativa a papírování.

Naproti tomu pokud oba systémy integrujeme do jednoho celku, bude sdílení a přenos dat probíhat automaticky, což sníží chybovost a zvýší produktivitu zaměstnanců, kteří se nyní budou mohou věnovat strategicky důležitějším a kreativnějším úkolům. Integrovat lze pochopitelně víc než jen dva systémy – tímto způsobem je možné zastřešit kompletní podnikovou IT infrastrukturu tak, aby byla skutečně „bezbariérová“.

Do třetice všeho dobrého musíme zmínit také škálovatelnost a flexibilitu. Pokud se vám podaří integrovat skutečně veškerý podnikový software, včetně případného napojení služeb třetích stran, získáte obrovskou výhodu do budoucna, až budete potřebovat své řešení škálovat a rozšiřovat. Kdykoli přidávat nové moduly a služby pro vás bude řádově snazší a levnější, než kdybyste museli zdlouhavě, nákladně a pracně překopávat celou IT infrastrukturu systém po systému.

Integrované řešení poroste přirozeně s vaším byznysem, aniž byste museli při každé změně sahat do zavedených a funkčních procesů. Vaše podnikání bude perfektně připraveno na budoucí výzvy a změny v čím dál více dynamickém tržním prostředí. Budete neustále o krok před konkurencí a na každou novinku či inovaci zareagujete dřív než ti, kteří systémovou integraci podcenili. Integrovat nové funkcionality do vašeho systému pro vás bude hračka, takže budete svým zákazníkům moct vždy nabídnout ty nejaktuálnější trendy a funkce.

Pro jaká odvětví je systémová integrace důležitá?

Systémová integrace prospěje každému, kdo podniká a má několik oddělených systémů či aplikací, avšak některá odvětví se bez tohoto procesu obejdou jen stěží. Jedním z nich je výroba. Pokud něco vyrábíte, je vysoce pravděpodobné, že musíte využívat celé řady systémů – od samotné výroby přes řízení skladových zásob až po správu dodavatelských řetězců či kontrolu kvality. S rostoucím množstvím systémů narůstá také riziko chyb, nedostatečného sdílení dat a špatné komunikace. Systémová integrace výrobcům pomůže monitorovat skladové zásoby a výrobní linky v reálném čase, redukovat prostoje a dosáhnout lepšího rozhodování.

Integrace systémů hraje zásadní roli i ve zdravotnictví. Zdravotnická zařízení potřebují integrovat údaje o pacientech, fakturační systémy, platformy pro vytváření časových harmonogramů nebo systémy vydávání a evidence eReceptů. Přístup k aktuálním a správným datům pacientů v reálném čase je nezbytný pro správné předepisování léků a vedení léčby. Sdílení těchto dat mezi zdravotnickými zařízeními pomáhá lékařům lépe se rozhodovat a dosahovat vyšší přesnosti při diagnostice.

Bez integrace se neobejde ani sektor logistiky a dodavatelských řetězců. Zde je potřeba koordinovat činnosti jednotlivých účastníků celého procesu, sledovat pohyb zboží v reálném čase a pravidelně aktualizovat stavy skladových zásob. Díky integraci na sebe budou jednotlivé procesy hladce navazovat, aniž by docházelo ke zbytečným prostojům.

Nutnost integrace informačních systémů a dalších aplikací ve státní správě a veřejném sektoru si jistě dobře uvědomuje každý, kdo někdy potřeboval něco vyřídit na úřadě. Orgány státní a veřejné správy ve svých systémech často uchovávají širokou škálu údajů a informace. Jejich integrací redukují nadbytečnou byrokracii, urychlí rozhodování, a hlavně budou moct co nejjednodušší cestou pomáhat občanům dosáhnout toho, proč na úřad přišli (nebo jim v ideálním případě návštěvu úřadu ušetří úplně a umožní jim vše vyřídit elektronicky).

Integrovat musí také finanční instituce a banky, které pracují s bankovními aplikacemi, CRM platformami, bezpečnostními systémy a nástroji pro zajištění souladu s legislativními předpisy. Hlavní motivací pro systémovou integraci jsou v tomto případě efektivní zpracování transakcí v reálném čase, detekce podvodů a vysoká úroveň zabezpečení.

Příklady systémové integrace z praxe

Systémová integrace nalezne uplatnění nejen prakticky v každém odvětví, ale také na každém stupni komplexity – od těch nejjednodušších případů až po ty nejsložitější. Z jejích výhod mohou těžit klidně i jednotlivci – představte si, že máte e-shop a k němu extra systém pro správu skladových zásob. Jedná se pouze o dva systémy, ale potenciál zefektivnění a optimalizace je i zde značný. Bez integrace je nutné u každé objednávky ručně ověřit, zda je požadované zboží k dispozici skladem. Po expedování musíte opět ručně aktualizovat stav skladových zásob, a tak pořád dokola. Pokud do systému zadáte nesprávné údaje, může dojít k problémům při vyřizování dalších objednávek. Po integraci se naproti tomu data budou synchronizovat automaticky v reálném čase po každém potvrzení objednávky, aniž by bylo potřeba cokoli ručně zadávat. I na této elementární úrovni vám může integrace ušetřit spoustu času, snížit chybovost a zvýšit spokojenost zákazníků.

Dalším příkladem může být tvorba mobilní aplikace k vašemu stávajícímu podnikovému systému. Poskytnete tak svým zaměstnancům přístup k firemním datům potřebným pro jejich práci v reálném čase odkudkoli, třeba při práci na dálku nebo na služebních cestách. Váš prodejní personál může být díky mobilní aplikaci v obraze ohledně nových produktů a v případě nejasností pomůže zákazníkům velmi rychle najít požadované informace. Mobilní aplikace zkrátka celkově přispěje k informovanějšímu rozhodování a vyšší produktivitě vaší společnosti.

Kromě aplikace pro zaměstnance se může hodit také další aplikace (ať už mobilní, nebo webová) sloužící jako klientská zóna. Její integrace s ERP nebo CRM systémem zákazníkům poskytne přístup k informacím, jako jsou stav objednávky, dostupnost produktů na skladě, faktury, historie plateb atd. Díky synchronizaci dat v reálném čase budou všechny údaje aktuální a přesné. Samoobslužné funkce jako odesílání a sledování objednávek a zásilek uleví vašemu personálu, který nebude muset vyřizovat tyto úkoly ručně. Aplikace sloužící jako klientská zóna vám ušetří náklady, zvýší zákaznickou spokojenost a poskytne podrobnější analytická data.

Systémová integrace vám pomůže i se zdánlivými detaily. Dejme tomu, že máte ERP systém, ve kterém vám nevyhovují dostupné dashboardy, reporty nebo notifikace. Naši vývojáři vám do něj hravě zvládnou integrovat dashboardy dle vašeho návrhu tak, aby zobrazovaly požadovaná data. Totéž platí i pro reporty a notifikace, které zvládneme taktéž dokonale přizpůsobit vašim potřebám. Nebo chcete svůj systém doplnit o prvky brandingu – i s tímto problémem vám dokážeme pomoct.

Podobných příkladů z praxe bychom samozřejmě mohli uvést ještě bezpočet – prakticky cokoli od propojení s výrobou přes evidenci firemního vozového parku až po integraci s chatovacími/ticketovacími platformami zákaznické podpory. Ve všech těchto oblastech znamená integrace zrychlení a zefektivnění procesů, snížení nákladů a zvýšení celkové výkonnosti firmy.

Výhled do budoucna: Systémová integrace a umělá inteligence

Náročnější klienty určitě zaujme také možnost využití umělé inteligence (AI) při integraci systémů. Funkce AI procházejí prudkým rozvojem a v nejbližších letech se nepochybně začnou víc a víc prosazovat i v každodenní praxi firem. Proč tedy nebýt o krok napřed před konkurencí a nezajímat se o tyto možnosti již nyní?

AI lze do podnikových systémů implementovat v různých podobách. Jednou z nich je hlasové ovládání. Například u CRM systémů může tento doplněk přijímat hlasové pokyny a provádět podle nich požadované akce (vytvoření nového klienta, zadání cenové nabídky, vyhledání informací v databázi, …). Na podobném principu funguje chat asistent – v tomto případě se pokyny nezadávají hlasově, ale psaním na klávesnici. Výhodou těchto funkcí je možnost „vytrénovat“ je podle vašich potřeb, takže je můžete používat téměř jako AI sekretářku.

Významnou roli může AI sehrát i v procesu automatizace. Proč ztrácet čas rutinními procesy, které můžete hravě delegovat na svého AI asistenta? Automatizovat můžete činnosti jako vytváření faktur, zpracování plateb, e-mail marketing, zákaznický servis, plánování, účetnictví a spoustu dalších.

Strategické využití AI se nabízí při sestavování predikcí a trendů na základě big data. AI model pro vás může na základě firemních dat a čísel generovat možné budoucí scénáře a prognózy a upozorňovat na případná rizika.

Systémová integrace profesionálně a na míru

Ať už jste o systémové integraci dnes slyšeli poprvé, nebo si s touto myšlenkou pohráváte již delší dobu, jedno je jisté – pokud vaše organizace v poslední době zaznamenala nárůst informačních systémů a aplikací, je jejich integrace do jednoho funkčního celku jediným logickým krokem do budoucna!

Jakkoli se tento proces může na první pohled zdát složitý a nepřehledný, ve finále vám naopak vše zjednoduší a vnese do vaší IT infrastruktury jasný řád. Počáteční investice se vám vrátí díky úsporám nákladů, vyšší efektivitě a vynikající škálovatelnosti. Naši odborníci se postarají o to, aby systémová integrace proběhla přesně podle potřeb vaší firmy, a vyladí jednotlivé detaily na míru vašim požadavkům. Stačí vyplnit náš kontaktní formulář, domluvit si nezávaznou konzultaci a představit nám váš projekt. Využijte i vy naplno potenciálu svých systémů i zaměstnanců a připravte své podnikání na budoucí výzvy!