Budoucnost práce a podnikání: Co nás čeká a jak se na to připravit?

Covidová krize před pár lety přišla nenápadně, ale postupně se projevila v mnoha oblastech našich každodenních a hlavně i pracovních životů. Spousta zaměstnanců, kteří do té doby o konceptech jako hybridní model práce nebo home office slyšeli jen z vyprávění, si je najednou mohli, nebo dokonce museli sami vyzkoušet. A z druhé strany firmy a instituce, které se jejich zavedení dlouho bránily, na ně naopak byly nuceny hromadně přecházet ve velmi krátké době.

Období pandemie je již za námi, ale změny na trhu práce, které tato krize buď nastartovala, nebo alespoň urychlila, pokračují dál. Budoucnost práce a podnikání je určována trendy, jako jsou umělá inteligence, online nástroje, práce na dálku nebo zkrácený pracovní týden. Nová generace zaměstnanců se už nechce spokojit se starými standardy v podobě pevné osmihodinové pracovní doby a pěti týdnů dovolené. Vývoj na pracovním trhu nabírá na dynamičnosti a organizace, které se čím dál rychlejšímu tempu nedokážou přizpůsobit, začnou zaostávat za akčnějšími konkurenty.

V dnešním článku si shrneme změny, které se v posledních několika letech na trhu práce odehrály a nevratně toto prostředí přetvořily. Vysvětlíme si pojmy jako hybridní model, remote work nebo freelancing. Projdeme si úskalí práce na dálku, doporučené postupy a nástroje budoucnosti. Čtěte dál a připravte se na to, co nás v následujících letech čeká!

Práce na dálku a hybridní modely jsou nový standard

Máte stále ještě zažitou představu, že do práce se chodí pět dní v týdnu od devíti ráno do pěti odpoledne? A že je nutné si celou pracovní dobu „odsedět“ v kanceláři (v lepším případě) nebo v obřím open-space prostoru, kde neustále zvoní telefony, povídají si mezi sebou kolegové a nedá se tam na nic soustředit? Pak vězte, že to vše se začíná pomalu, ale jistě měnit – nové modely organizace práce pořádně zamíchaly kartami a čím dál víc se prosazují na úkor tradičních přístupů.

Jak české firmy a instituce objevily práci na dálku / hybridní model

V českém prostředí byla dlouhou dobu práce na dálku (alespoň část týdne) ve většině firem téměř sci-fi. Tento model se uplatňoval jen výjimečně a ve vybraných odvětvích jako např. IT. Všechno změnil covid, kdy vlády po celé Evropě začaly na firmy apelovat nebo jim dokonce nařizovat, aby v co největší možné míře přešly na práci z domova (remote work). Prakticky ze dne na den se tak na home office ocitli například i úředníci či státní zaměstnanci, kteří si až do té doby mohli nechat o tomto benefitu jen zdát.

Jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci získali vzácnou příležitost vyzkoušet si tento model a posoudit jeho přínosy a zápory. Někde se osvědčil více, někde méně, ale jisté je, že mnohým zaměstnancům se zalíbil a začali jej v čím dál větší míře požadovat i po odeznění pandemie. Ve spoustě firem se tedy hybridní model (kombinace docházení do kanceláře s prací z domova) uplatňuje dodnes.

Výhody a úskalí

Práce na dálku je pro zaměstnance obecně lákavá a patří mezi žádané benefity. Lidé si od ní slibují větší flexibilitu a lepší rovnováhu mezi pracovním a osobním životem (work-life balance). K tomu je potřeba si připočíst úsporu nákladů na dojíždění a nižší míru stresu spojeného s pobytem v kanceláři nebo v nepříjemných open-space prostorech.

Home office je nákladově výhodnější i pro zaměstnavatele – odpadají mu výdaje na prostory, energie a pracovní vybavení. Z hlediska náboru se organizacím otevírají nové možnosti, protože mohou nabírat lidi odkudkoli bez ohledu na geografickou polohu.

Sporným bodem zůstává produktivita. Zatímco někteří zaměstnavatelé pozorují vyšší výkonnost v kontrolovaném domácím prostředí bez rušivých vlivů, jiní se zase naopak obávají poklesu efektivity kvůli nedostatečnému dozoru a horšímu soustředění zaměstnanců vlivem snadno dostupných rozptýlení.

Dopad na firemní kulturu

Home office představuje poměrně specifické uspořádání pracoviště, které může mít klady i zápory. Nepochybně oslabuje sociální vazby. Zaměstnanci mají méně spontánních interakcí a nefunguje mezi nimi neformální výměna informací, která může zvyšovat produktivitu. Sociální interakce je potřeba stimulovat uměle, například pravidelnými videokonferencemi, teambuildingy atd. 

Výhodou může být naopak posílení důvěry mezi vedením a zaměstnanci – menší dohled klade větší důraz na odpovědnost a poctivost jednotlivých pracovníků. Je také potřeba jinak definovat metriky výkonnosti – v případě hybridních modelů nehraje roli počet hodin, které si kdo „odsedí“ v kanceláři nebo při přesčasech, ale spíše dosahování konkrétních výstupů v dohodnutých termínech.

Umělá inteligence a automatizace mění role i procesy

Umělá inteligence ve firmách už dávno není jen prázdným heslem a odvážným snem několika málo inovátorů. Naopak – čím dál více do ní investují i malé a střední společnosti, které si od ní slibují automatizaci rutinních procesů, prediktivní analytiku a optimalizaci byznysové strategie.

Zavádění AI systémů do každodenního fungování organizací s sebou přináší také vznik nových rolí a dovedností. Firmy potřebují specialisty pro návrh, správu a integraci technologií umělé inteligence do podnikové IT infrastruktury. To znamená nejen programátory, ale také analytiky a projektové manažery, kteří dokážou tyto prvky sladit s celkovou byznysovou koncepcí.

Často se objevuje otázka, zda umělá inteligence některé pozice zcela nahradí, nebo se jen stane pomocníkem kvalifikovaných pracovníků pro zvýšení efektivity. To záleží hlavně na tom, o jakých pozicích se bavíme. Rutinní postupy jako ruční zadávání dat, zpracování faktur, plánování schůzek a další administrativní úkoly jsou nepochybně hlavním kandidátem na částečné nebo úplné nahrazení automatizací či umělou inteligencí. Stále však existuje řada rolí vyžadujících kreativitu, empatii a odborný úsudek. Tyto role v dohledné době zcela jistě nezaniknou – AI se zde stane pouze doplňkem, který ještě zvýší efektivitu klíčových pracovníků. 

A jaké jsou praktické příklady použití AI ve firmách? Jednoduše řečeno: Velmi rozmanité. Umělá inteligence dnes zvládne předpovídat poptávku po zboží a řídit skladové zásoby, pomůže se screeningem životopisů uchazečů na novou pozici nebo usnadňuje život zaměstnancům zákaznické podpory. V zásadě může pomoct všude tam, kde je k dispozici dostatečné množství kvalitních dat. A je nutné dodat, že největší náskok mají firmy, které si nechávají AI systémy ušít na míru vlastním podnikovým procesům a standardům, místo aby se spoléhaly na generická řešení bez přidané hodnoty.

Nástroje budoucnosti: Jak se připravit na technologické a obchodní výzvy?

A jaké nástroje konkrétně se inovativním firmám nabízejí? Sledovat všechny trendy v oblasti umělé inteligence už vzhledem k jejich tempu dávno není možné, proto se pokusíme spíše o obecný přehled hlavních možností.

Velkým hitem zůstává i nadále automatizace. Striktně vzato lze automatizovat i bez umělé inteligence, ale v praxi se tyto přístupy často překrývají, doplňují a hranice mezi nimi není vždy úplně ostrá. Organizace využívají především nástroje pro automatizaci pracovních postupů (např. funkce pro propojení různých aplikací a přesun dat), „softwarové roboty“ k vyplňování formulářů a kopírování dat nebo třeba marketingové automatizační nástroje (plánování e-mailových kampaní, segmentace zákazníků).

Čím dál větší oblibě se těší AI asistenti a AI agenti, kteří slibují další časové a finanční úspory. AI asistenti jsou nástroje zaměřené na provádění jednotlivých úkolů – například návrh e-mailů, shrnutí dokumentů, odpovídání na dotazy… Fungují na principu promptů, kdy uživatel musí nejprve zadat svůj požadavek (textem nebo hlasově), a systém následně vygeneruje požadovaný výstup. Naproti tomu AI agenti jsou samostatnější a proaktivní. Zvládají postupy o několika krocích a mají lepší schopnost plánování, volání API nebo jiných nástrojů a obecně dosahování zadaných cílů v reálném světě.

Systémy pro správu obsahu (CMS) již nejsou pouze nástroje pro vkládání článků na firemní web, ale stávají se páteří digitální komunikace. Umožňují týmům spravovat nejen weby, ale také obsah mobilních aplikací, katalogy eShopů, marketingové materiály a interní znalostní báze. Umělá inteligence zde může pomoct jak se samotnou přípravou obsahu, tak právě s jeho nahráváním na různé kanály, plánováním příspěvků na firemní blog nebo optimalizací SEO. Jedná se zkrátka o komplexní řešení pro správu digitálního obsahu napříč komunikačními platformami z jednoho místa.

Totéž platí i pro systémy CRM, které dávno nefungují jen jako obří seznamy kontaktů na klienty pro prodejní týmy. Pokročilé funkce AI je povyšují na inteligentní asistenty pro proaktivní správu obchodních vztahů. Umožňují například prioritizaci podle pravděpodobnosti konverze, personalizují komunikaci a predikují prodejní trendy.

Time-tracking a měření efektivity: Nutnost, nebo mikromanagement?

Jedním z nejcitlivějších bodů práce na dálku je otázka, jak sledovat, zda se zaměstnanci doma lidově řečeno „neflákají“. Žádný zaměstnavatel nechce své lidi platit za to, že pro firmu nic neprodukují. Tyto obavy jsou však často neúměrné vůči tomu, jak neefektivní je podle četných průzkumů prezenční forma práce. Například ve velkých korporátech se doba strávená aktivní prací odhaduje někde okolo dvou až tří hodin denně.

Sledování „odpracovaného“ času v domácím prostředí je možné třeba pomocí aplikací jako Toggl nebo Clockify, do nichž zaměstnanci zadávají hodiny ručně. Ideální řešení pro projekty, kde si každý člen týmu vykáže dobu strávenou prací. Existují i automatizované nástroje jako RescueTime či Hubstaff, které běží na pozadí (na služebních zařízeních) a sledují aktivní okna, otevřené webové stránky a celkově strávenou dobu na počítači. Nepochybně z nich lze vyčíst určité údaje o produktivitě, na druhou stranu však mohou na zaměstnance působit poněkud „vlezle“.

V této oblasti je více než kde jinde potřeba najít tu pravou rovnováhu. Důvěra by měla vždy převládat nad přílišnou kontrolou. Přemíra sledování podkopává pracovní morálku zaměstnanců a vzbuzuje v nich pocit, že jsou už dopředu podezříváni z nepoctivosti.

Na druhé straně jakožto zaměstnavatel máte právo hájit své zájmy a zajímat se o to, jak jsou vaše týmy produktivní. Otevřeně jim vysvětlete, proč chcete určitou formu monitorování použít – kvůli fakturaci, zajištění rovnoměrné distribuce pracovní zátěže, detekci neefektivních míst… Zkuste být flexibilní a ponechte svým lidem autonomii v tom, jak budou chtít vykazovat odpracované hodiny (dokončené úkoly, týdenní shrnutí, …). A nezapomeňte, že u hybridního modelu vždy funguje soustředit se primárně na výsledky spíše než na hodiny prosezené u počítače.

Produktivita a time-management v době digitálního přetížení

Digitální technologie znamenaly revoluci v komunikaci a organizaci práce ve firmách. Zefektivnily plánování, urychlily výměnu informací a zpřesnily podnikové procesy. Vedle všech nesporných přínosů však mají i svou stinnou stránku – mohou se snadno proměnit v rušivé vlivy, které tříští pozornost zaměstnanců, místo aby ji sjednocovaly. Neustálý příval notifikací, e-mailů a pozvánek na videokonferenční hovory může představovat vážnou hrozbu pro produktivitu, soustředění a spokojenost na pracovišti.

V posledních letech se proto začíná hovořit o konceptu digitálního wellbeingu. Organizace si uvědomují, že je potřeba předcházet vyhoření zaměstnanců kvůli přetížení komunikačními technologiemi a online nástroji. Situace je ještě naléhavější u lidí pracujících na dálku nebo u freelancerů, kteří nemají pevnou pracovní dobu. Lidé pracující z domova jsou ohroženi tím, že se jim začne stírat hranice mezi osobním a profesním životem – o to více musí dbát na „digitální hygienu“, která spočívá například v důsledném odpojení se od firemních komunikačních kanálů ve volném čase, přesunutí práce pouze do vyhrazené části dne nebo v omezení schůzek, které nejsou kriticky důležité.

Pocitu digitálního vyhoření můžete u svých týmů předcházet i vy z pozice zaměstnavatele – například tím, že budete důsledně respektovat volný čas svých lidí a nebudete po nich vyžadovat, aby vám na Slacku odepisovali i v sobotu večer. Nezahlcujte je zbytečnými e-maily a nekonečnými seznamy úkolů – stanovte jim pár klíčových priorit s jasnými termíny a nechte je na nich nerušeně pracovat. A hlavně jděte sami příkladem – manažeři, kteří si cenní vlastního volného času, mají tendenci chovat se tak i ke svým lidem.

Budoucnost je flexibilní a datově řízená

A jak to vypadá s budoucností na trhu práce? Jaké trendy budou pokračovat a na jaké výzvy je potřeba se připravit? Zahrajme si na chvíli na prognostiky a zkusme se podívat na to, co nás čeká v příštích letech!

Tradiční model „9-to-5“ (pevná pracovní doba od 9:00 do 17:00) bude podle nás i nadále ustupovat flexibilnějším alternativám, jako je freelancing (OSVČ) nebo projektové řízení. Čím dál více lidí bude preferovat větší svobodu a kontrolu nad svým časem, kdy si budou moct organizovat zakázky pro více zaměstnavatelů/zadavatelů podle vlastních možností. Firmy budou postupně opouštět staré typy uspořádání a spoléhat na menší, pružnější a akceschopnější týmy zaměřené na konkrétní projekty.

Ruku v ruce s rozmachem práce na dálku půjde také vznik firem bez kanceláří. Organizace touto cestou významně sníží náklady, otevřou si možnosti spolupráce s lidmi po celém světě a budou tlačeny k ještě větší digitalizaci. Do virtuálního prostoru se přesune značná část přijímacích pohovorů, meetingů, školení a další firemní komunikace.

Když mluvíme o budoucnosti práce a podnikání, musíme samozřejmě zmínit také význam dat a analytiky. Rozhodování ve firmách se čím dál více řídí čísly a tvrdými daty, získávanými moderními analytickými nástroji, systémy Business Intelligence nebo umělou inteligencí. Plánování pracovních úkolů, nábor nebo výpočet prémií – k těmto a mnoha dalším účelům již dnes firmy běžně používají software na míru, aby se rozhodovaly efektivně a cílevědomě. Tento trend bude zcela nepochybně sílit a už teď se ukazuje, že kdo na něj „nenaskočí“ včas, bude tuto ztrátu jen těžko dohánět.

Budoucnost práce a podnikání: S Think Easy to není hrozba, ale příležitost!

Ať už ve vás budoucnost vyvolává nejistotu a obavy, nebo naopak vzrušení a pocit nových výzev, jedno je jisté – nelze se jí vyhnout. Kdo se včas adaptuje, získá náskok a zvýší svou šanci na obchodní úspěch v čím dál turbulentnějším prostředí.

Jedním z nejlepších způsobů, jak toho dosáhnout, je modernizace a digitální transformace podniků pomocí softwaru na míru. Potřebujete efektivní nástroj pro řízení firmy? Nebo chcete svým zákazníkům nabídnout novou mobilní aplikaci se všemi nejnovějšími funkcemi? Využijte zkušeností a odborných znalostí expertů z Think Easy a nechte si navrhnout řešení, které se dokonale přizpůsobí vaší byznysové strategii! S námi se modernizace bát nemusíte – pomůžeme vám proměnit ji v opravdovou výzvu, která vaše podnikání nastartuje k úspěchu! Využijte možnosti nezávazné konzultace: Domluvte si s námi schůzku přes kontaktní formulář a řekněte nám, co pro vás můžeme udělat. Těšíme se na vás i váš projekt!