Školní informační systém: Efektivní nástroj pro moderní školu

Evidence žáků, klasifikace, plán akcí či propojení se školní knihovnou. To je jen malý výčet toho, co nabízí informační systémy pro školy, které výrazně zefektivňují a zjednodušují práci zaměstnancům školy, žákům i jejich rodičům. V čem takoví výhody informačního systému na míru? Dočtete se v článku. 

Usnadnění komunikace a efektivní zpracování informací na jednom místě, jsou základem moderních informačních systémů (IS). Ty určené školám usnadňují správu dat mezi různými aktéry – především žákům, rodičům a učitelům. Školy, které tyto systému využívají, nemusí provozovat žádné servery, stačí mít jen funkční připojení k internetu. 

V článku se dozvíte:

• Jaké funkce nabízejí informační systémy pro České školy
• Jak pomáhají zefektivnit komunikaci mezi školou, žáky a rodiči
• Na co si dát pozor při výběru a používání školního informačního systému
• Jaké výhody přináší školní informační systém na míru

Klíčové funkce

• Známkování a záznamy – v systému nalezneme prostředky pro zadávání, správu a zobrazení výsledků a hodnocení prací studentů. 

• Rozvrh hodin a docházka – Učitelé, žáci a jejich rodiče mohou sledovat docházku na jednotlivé předměty. Pedagogové navíc mají možnost do rozvrhů zasahovat a vypisovat například suplování za hodiny, které nemohou odsloužit.

• Analýza dat – Poskytuje učitelům a studentům možnost sledovat reporty a analýzy, ve kterých naleznou například pokroky žáků v předmětech. 

• Registrace a zápis předmětů – Školní informační systémy pomáhají i při specifických potřebách, jako jsou zápisy a registrace předmětů nebo výběr termínů na zkoušky.

• Správa osobních údajů – Informační systém eviduje studenty, učitele a další zaměstnance školy a shromažďuje jejich osobní údaje v zabezpečeném prostředí. 

• Snadná komunikace – Pomocí systému lze mimo jiné informovat o školních akcích, zasílat zprávy a dostávat upozornění.

• Administrativní funkce – Díky nim je možné vést v patrnosti například školní vybavení či mít  „pod palcem”  jakoukoliv jinou administrativu. 

Na co si dát pozor

Při používání informačních systémů pro školy je nutné dbát na několik věcí:

• Bezpečnost dat – Je bezpodmínečně nutné, aby byl informační systém dostatečně zabezpečen a chránil citlivá osobní data jak zaměstnanců, tak studentů. Zálohování má být pravidelné a hesla dostatečně silná. Měli byste si být také jisti, že mají přístup k důležitým informacím pouze pověřené osoby. Zabrání to neoprávněným postupům a manipulaci s daty. 

• Údržba a aktualizace – Pravidelná aktualizace může zabránit chybám v systému, které mohou způsobit narušení zabezpečení, chybovost a jiné nepříjemnosti. Je nutné proto udržovat systém v aktuálním stavu, který je z principu nejlepší.

• Školení pro uživatele – Školení, nebo alespoň podrobnější popis systému uživatelům, by měl být také základním kamenem pro bezproblémové a bezpečné fungování. Snižuje navíc rizika narušení systému neopatrností.

Oblíbené možnosti systémů

Mezi nejvyhledávanější a nejoblíbenější funkce se řadí: 

• Evidence žáků a zaměstnanců školy,
• elektronická klasifikace,
• online testy a přihlašování ke zkouškám/předmětům, 
• komunikace a sdílení informací,
• napojení na školní knihovnu a výpůjčky, 
• docházkový systém,
• kalendář.

Typy uživatelů

•  Administrátor – uživatel s vyššími právy, například školní IT specialista nebo ICT koordinátor. Stejná práva většinou využívají i ředitelé škol.
  
• Pedagog –  učitelé mají v systému většinou vyhrazená práva jen pro určité třídy a předměty. V nich mohou žáky známkovat, zadávat úkoly, informovat, vyhodnocovat online testy atd.
  
• Žák –  Žákům systém slouží hlavně jako informační panel, ve kterém se snadno dostanou k zadaným domácím úkolům, k testům a jejich výsledkům, výukovému materiálu. Sami zde také odevzdávají úkoly a mohou většinou měnit osobní údaje jako je heslo či telefonní číslo.
  
• Rodič nebo jiný zákonný zástupce – Tito uživatelé mají zpravidla jen malá oprávnění, která spočívají především v prohlížení klasifikace dítěte. Rodiče/zákonní zástupci dostanou vlastní uživatelské jméno a heslo. 

Vyzkoušení zdarma

Pokud si nejste jistí, jakou platformu pro školu vybrat a jestli raději nezvolit systém na míru, doporučujeme zkušební verze, které má většina dodavatelů k vyzkoušení zdarma. Volně dostupné verze však mají limity. Například omezený maximální počet žáků nebo nemožnost spustit víc než základní funkce. 

Nejvyužívanější systémy

• Bakaláři 
• SAS 
• Škola OnLine 
• Gaudeamus 
• iŠkola 

Proč zvolit školní informační systém na míru?

Na trhu je více možností IS, ze kterých si školy mohou vybrat. Existuje ale i několik důvodů, proč by si škola měla zvolit informační systém na míru. 

Přizpůsobení potřebám školy 

Každá zařízení je jiné a má své specifické požadavky, které existující systémy nesplňují. Školní informační systém na míru umožňuje vytvořit veškeré funkce, rozhraní či grafickou podobu tak, aby odpovídalo požadavkům a unikátnosti školy. Systém tak bude efektivnější a nebude ve školách nutné například využívat více platforem. 

Možnost úprav

Pokud byste si zvolili informační systém na míru, máte možnost vybrat a uzpůsobovat funkce a jejich konfiguraci. Škola, která takový systém už zavedený má, pak může funkce dále upravovat, přidávat či odstraňovat. Vše podle svých potřeb. To umožňuje rychlé reakce na měnící se potřeby ve školním systému. IS je tak stále aktuální a moderní. 

Vše jednoduše a přehledně

Systém může být navržen s ohledem na jednoduché a přehledné používání, které bude intuitivní a nebude tedy nutné téměř žádné proškolování na nový systém. To ocení jak pedagogové, tak žáci a jejich rodiče.

Hladký přechod a sjednocení 

Pokud škola už využívá nějaký informační systém (například na fakturování, správu financí, knihovnu apod.), a nechce využívat několik platforem, je školní IS na míru ideálním řešením. Do nového systému lze tyto data integrovat. To zajistí hladký a přehledný přechod a neohrožení citlivých dat v několika systémech.

Vyšší bezpečnost

Ochrana a bezpečnost citlivých dat je jednou z klíčových věcí, na které dbát. Při zvolení systému na míru u našich vývojářů máte jistotu, že bude software splňovat ty nejvyšší bezpečnostní standardy a chránit citlivá data na té nejlepší úrovni. 

Případové situace: Kdy IS skutečně funguje

Přínos školních informačních systémů není jen teoretický – dokládají ho reálná čísla z praxe.

Jižní Korea a systém NEIS

Jedním z nejcitovanějších příkladů digitalizace školství je jihokorejský celostátní systém NEIS (National Education Information System), zavedený na začátku 2000. let. Díky němu se podařilo automatizovat administrativní procesy na tisících školách napříč celou zemí – od správy žákovských záznamů přes docházku až po komunikaci s úřady. Výsledkem byly roční úspory přesahující 200 milionů dolarů a výrazné snížení administrativní zátěže pedagogů, kteří tak mohli více času věnovat samotné výuce.

Co to znamená v menším měřítku?

I bez celostátního nasazení přináší dobře zvolený IS měřitelné výsledky. Školy, které přešly z papírové evidence a rozptýlených nástrojů na jednotný systém, běžně reportují snížení administrativní zátěže o 20–40 %. Například v oblasti sociálních služeb – kde ThinkEasy podobná řešení vyvíjí – vedlo sjednocení evidence klientů, docházky a komunikace do jedné platformy ke zkrácení doby zpracování rutinní agendy o více než třetinu.

Ať už jde o školu s 200 žáky nebo celostátní síť institucí, správně implementovaný IS se vrátí – v ušetřeném čase, nižší chybovosti i spokojenějším personálu.

Informační systémy pro školy od Think Easy 

V Think Easy rádi vyjdeme vstříc všem vašim přáním a specifikům školy. Posilte ještě více komunikaci mezi školou a rodinou v příjemném a jednoduchém prostředí a zvyšte celkovou kvalitu vaší školy. 

Chcete školní informační systém, který přesně odpovídá potřebám vaší školy? Domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma a získejte návrh řešení.